Assistant d'Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e) d'lnstitut à temps plein pour son secrétariat. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement au décanat de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions:

Principales Fonctions :
Pour l'ensemble des formations de la Faculté des Lettres et Civilisations et en collaboration avec l'équipe du secrétariat :
- Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone): apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants,
- Assurer la transmission de l'information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques...),
- Assister et assurer le suivi des étudiants pendant Ieur séjour à l'UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations,
- Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants,
- Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc...
- Gérer les emplois du temps.
- Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys,
- Gérer les bulletins de note
- Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc...
- Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats,
- Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques,
- Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des comptes rendus,
- Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports,
- Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique),
- Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.),
- Gérer la billetterie des activités culturelles,
- Apporter une aide à la mise en oeuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations.
- Accompagner administrativement la mise en oeuvre des mesures liées à la qualité.
- Communication et coordination avec les équipes pédagogiques.

Profil :
- Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative, Capacité à travailler en équipe,
- Rigueur, efficacité, autonomie,
- Capacité à gérer les priorités, gestion du stress,
- Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics, Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Bonne maîtrise de l'informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet),
- Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels et plateformes : ATLAS, ADE (planification), SPARC (inscription en Iigne), eMouv (notes de frais).

Rémunération : selon le profil
Poste à pourvoir : 1er septembre 2026

Experience: 1 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Statistiques
• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Mise en page de documents
• Notes de frais
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Facturation
• Encaissement
• Méthodes d'amélioration OMQ
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation