Assistant d'Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Principales Missions

* Soutien à la gestion de la mobilité

Incoming
- Recueil d'informations auprès des unités de formation UCLy (deadlines, procédures, etc.), diffusion aux partenaires
- Appui à l'organisation des Welcome Days
- Appui aux actions d'accueil des étudiants internationaux (Buddy program notamment)
Outgoing
- Recueil d'informations auprès des partenaires (deadlines, procédures, etc.), diffusion interne
- Envoi des nominations
- Appui à la mise à jour des informations relatives aux démarches de demande de visa

* Soutien à la gestion des accords internationaux :

- Coordination du circuit de validation, signature, envoi, archivage
- Mise en ligne : site web UCLy, EEF, envoi aux ECF
- Appui à la mise en place d'un instrument de suivi des conventions actualisé (type Excel)
- Mise à jour des contacts hors Europe/ hors Erasmus +
- Recherches dans le cadre de prospections

* Soutien aux dossiers Campus France / Etudes en France

- Mise à jour des fiches UCLy
- Mise à jour des deadlines et procédures de candidatures (contact ECF)

Renouvellement du Label Bienvenue en France
- Organisation de réunions, suivi des questionnaires aux unités, recueil de documentation, appui logistique visite de terrain des évaluateurs
- Appui aux actions de communication en lien avec le Label

* Autres missions :

- Organisation de réunions
- Recueil d'indicateurs
- Création et mise à jour de documents informatifs (PPT par exemple)
- Participation à la vie et aux événements du service (Welcome Buffet, Erasmus Days, focus pays, temps d'accueil en période de rentrée, sessions d'information, etc.)

Profil
- Très bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Microsoft Office),
- Compétences et qualités :
- Bon niveau d'anglais (équivalent B2 minimum requis),
- Bonne expression à l'oral comme à l'écrit,
- Rigueur, Polyvalence,
- Autonomie,
- Esprit d'équipe.

Durée de travail : CDD, Temps partiel, du 15 septembre 2026 au 31 août 2028
Prise de fonction : 15 septembre 2026

Experience: 6 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Création d'une base documentaire
• PowerPoint
• Réactivité
• Capacité d’adaptation