Assistant du Maire et du Cabinet H/F - Mairie de Saint-Fons

Dans le cadre ce vos missions d'Assistant/e du Maire et de son Cabinet, vous aurez pour missions :

- Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur de Cabinet
- Réalisation de diverses activités de secrétariat
- Accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire

Organisation de la vie professionnelle du Maire et du directeur de Cabinet :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser et planifier des réunions
- Organiser leurs déplacements
- Assurer la gestion de la boite mail du Cabinet

Assurer diverses activités de secrétariat :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Rédiger des ordres du jour et comptes-rendus de réunions
- Rédiger des notes de synthèse
- Gérer le lien entre le planning des manifestations / rendez-vous / réunions et la présence des élus de la majorité,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Assurer le circuit des parapheurs à leur attention
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur renseigné
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

Positionnement
Liens hiérarchiques : Maire et Directeur du Cabinet

Liens fonctionnels : Direction générale des services, ensemble des services municipaux, Elus, partenaires institutionnels, habitants

Ce que nous vous offrons
- Poste proposé dans le cadre d'un CDD d'un an ouvert sur le cadre d'emploi d'adjoint administratif et de rédacteur.
- 25 jours de congés annuels et 18 RTT (temps de travail de 38h/semaine)
- Rémunération mensuelle entre 2179€ bruts et 2436€ bruts + prime annuelle de 1826.35€ bruts + versement annuel du CIA (Complément Indemnitaire Annuel)
- Avantages :
Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun
Participation employeur pour l'adhésion à une prévoyance maintien de salaire
Forfait mobilités durables jusqu'à 300€ bruts
Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums.)
Carte d'accès gratuite à la Médiathèque de la Ville
- Particularités : disponibilité en soirées si nécessaire, télétravail impossible avec le poste

Le profil que nous recherchons :

Savoirs :
Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement des collectivités
Très bonnes connaissances des services et de la collectivité

Savoir-faire :
Maîtrise de l'outil informatique
Aisance rédactionnelle
Capacité d'organisation et de respect des délais
Capacité à gérer l'urgence
Capacité à la médiation

Savoir-être : Aisance relationnelle, grande discrétion, réactivité, disponibilité, autonomie

Experience: 12 Mois

Compétences: Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.