Secrétaire Administrative H/F - Residence Valmy

Nous recherchons pour notre Ehpad, Résidence Valmy, situé à Lyon, un/une secrétaire administratif/ve

MISSIONS :

Sous la responsabilité de la directrice de l'établissement, et en relation avec l'ensemble de l'équipe, vous êtes chargé(e) du secrétariat de la résidence ainsi que de l'accueil et du standard. Vous participez à la gestion courante de l'établissement, en prenant en charge un certain nombre d'activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Vous favorisez, par votre action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.

Les activités sont les suivantes :

Le secrétariat :
* Assurer une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe
* Assurer les tâches de secrétariat classique : courrier, gestion d'agenda, classement...
* Assurer l'accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence
* Assurer le standard téléphonique de la résidence.

L'accompagnement des résidents :
* Contribuer à l'accompagnement des résidents,, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE
* Participer à la mise en oeuvre du projet d'établissement
* Participer à la gestion des relations avec les familles
* Assurer le lien avec les collaborateurs de l'établissement

Activités administratives :
* Participer à la commercialisation de l'établissement
* Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
* Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
* Gérer les factures et le courriel
* Prendre en charge la gestion administrative du personnel (intégration, visite médicale, absences...)
* Participer à la démarche qualité

Profil recherché :
* Formation Bac à Bac +2 en assistanat
* Vous bénéficiez d'une expérience sur un poste similaire, idéalement au sein d'une structure du secteur social, sanitaire ou médico-social
* Vous maîtriser les techniques d'assistanat et le pack office.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique