Assistant Administratif Redevances - Secrétariat H/F - Service Public

Il.elle assure à partir de directives d'organisation de ses missions, le secrétariat du département et la gestion administrative des dossiers de l'international notamment pour ce qui relève des dossiers issus de fonds eau.

ACTIVITES PRINCIPALES:
Dans le cadre, le cas échéant, du système qualité en vigueur à l'Agence et des objectifs qui en découlent pour le département :

Concernant l'international:
- Réaliser la pré-instruction administrative des dossiers de demande d'aide à l'investissement pour l'international et en garantir l'exécution administrative.
- Avec l'appui du chargé de mission coopération internationale et du groupe AGAF (Affaires Générales, Administratives et Financières) de la direction territoriale de Lyon, le travail de pré-instruction concernera principalement des projets ayant été retenus dans le cadre des « Appels à Projets solidaires » auxquels l'agence contribue financièrement en appui de ses partenaires du bassin.

Concernant le service redevance consommation et administration du processus:
- Assurer la gestion administrative des factures de rémunération des distributeurs et des indemnités forfaitaires pour frais d'assiette et de collecte.

Concernant le secrétariat de département:
- Assurer les tâches transverses de secrétariat du département et l'organisation de la suppléance du secrétariat de l'entité. Veiller notamment à la bonne gestion du courrier et des marchés des différents services lors de l'absences d'une des 2 assistantes.
- Apporter une aide permanente en matière d'organisation (réunions, plannings, tableaux de bords, congés), de gestion (fournitures de bureau) et de suivi de dossiers marchés (façonner, monter, envoyer).
- Assurer la gestion et l'envoi de courriers, notamment les envois en masse et documents divers.
- Apporter une aide à l'organisation des évènement organisés par le DRIM (sortie cohésion, journées redevances, Assemblée Générale...).
- Contribuer au sein du processus, à la gestion des boites mails génériques par une réponse de 1erniveau ou par un aiguillage au bon interlocuteur expert.
- En période de dépôt des déclarations de redevances, peut être mobilisé(e) pour apporter une réponse téléphonique de 1erniveau aux interlocuteurs contribuables.

Connaissances:

Intérêt prononcé pour la gestion technico-administrative au quotidien;
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs usuels (word, excel, powerpoint, teams .....)
Connaissance des grands principes de l'assurance qualité ;
Connaissance des principes de l'achat public et des marchés.

Compétences:

Organiser et planifier son travail en fonction des flux de facturation ;
Porter un jugement sur la cohérence administrative et financière des éléments fournis d'un dossier ;
Connaître et assimiler les directives et les procédures, et faire preuve d'une grande rigueur dans leur mise en oeuvre;
Appliquer les procédures et modes opératoires de l'Assurance Qualité ;
Organiser son travail pour réaliser des tâches diversifiées et en utilisant plusieurs outils et en fonction des priorités;
Posséder l'esprit d'équipe, en particulier la capacité à assurer ponctuellement les suppléances nécessaires au bon fonctionnement du département.

• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier