Université Lyon 1 - Gestionnaire de Remplacement H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le gestionnaire administratif (F/H) évolue au sein d'une Direction des ressources humaines dynamique et engagée, répartie en six services (Service de gestion des personnels BIATSS, Service de recrutement et de gestion des personnels enseignants et chercheurs, Service interstatutaire dédié à la règlementation, à la santé et au temps de travail, Développement des potentiels et des parcours professionnels, Qualité et pilotage RH, Petrel), ainsi que de missions transversales dédiées à la qualité de vie au travail, au dialogue social, aux projets RH et à l'amélioration continue des processus.

Le service Développement des Potentiels et des Parcours Professionnels (D3P) est composé de 3 bureaux :

- Recrutement et concours

- Formation

- Accompagnement des personnes et des Parcours

Intégré au service D3P - bureau recrutement et concours, vous rejoindrez une équipe de 4 personnes, réunissant une cheffe du bureau, une chargée de recrutement, deux gestionnaires recrutement.

Au sein d'une équipe de trois personnes et sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du bureau recrutement et concours, vous intervenez en appui aux différentes structures de recherche de l'établissement afin d'assurer la continuité de service

A ce titre, vous êtes mobilisé(e) pour :

• pallier l'absence momentanée de l'un de leurs agents en cas d'absence pour maladie ordinaire ;
• répondre à des besoins ponctuels : renfort lors d'un surcroît temporaire d'activité, vacance de poste ou prise en charge de missions spécifiques.

Les affectations, limitées dans le temps, sont définies en fonction des besoins identifiés et précisées (fonction et lieu d'exercice) dans un délai de 48 heures.

Cette mission requiert une forte polyvalence.

Vous aurez pour objectifs de :

- Préserver le savoir-faire et la continuité des dossiers ;

- Éviter le ralentissement des projets ;

- Maintenir les compétences clés au sein des structures ;

- Limiter la surcharge de travail des équipes en place.

Activités :

Activités financières:

• Réaliser des opérations de gestion courante liées à l'activité
• Procéder aux opérations d'engagement et de suivi de commandes de fonctionnement et d'équipement (saisie de bons de commande attestation de service fait...)
• Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (ordres de mission, réservations des titres de transport et d'hébergement et gestion des états de frais)
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Participer à la clôture d'exercice (services faits, commandes non soldées)
• Classer et archiver les pièces justificatives des opérations de gestion
• Faire le suivi des immobilisations

Activités administratives :

• Gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Contrôler les échéances
• Classement et archivage
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Gestion des personnels hébergés dans le logiciel de gestion RH

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : SIHAM, SIFAC +, Notilus, GESTIMMO...

Compétences attendues:

• Savoir rendre compte
• Savoir gérer son activité
• Polyvalence

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

• Techniques de secrétariat (gestion de courriers et courriels, gestion des stocks de copie, archivage)

• Techniques d'accueil physique et téléphonique

• Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec l'utilisation d'internet

Savoir être :

• Savoir faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle.
• Capacités d'adaptation, d'anticipation, d'initiative et d'autonomie
• Travail en équipe
• Sens relationnel, courtoisie

• Outlook
• SGBD
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Notilus
• Excel
• Gestion des stocks
• Sifac
• Word
• Pro-activité
• SIRH
• Traitement du courrier
• Gestion du personnel
• Capacité d’adaptation