Pref69 - Responsable du Pôle - Assistante Secrétariat de la Préfète de Région H/F - 69

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Tâches permanentes :
- Encadrement des agents du secrétariat mutualisé(préfète de région, directrice de cabinet et conseiller diplomatique) : gestion du planning des quatre secrétaires
- Gestion de l'agenda de la préfète de région (prise de rendez-vous, gestion du planning, gestion des déplacements et de la représentation de la préfète)
- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion de la boite mail fonctionnelle de la préfète, du courrier et des annuaires
- Suivi du budget de la préfète
- Gestion de dossiers ponctuels
- Gestion des actes d'hospitalisation sans consentement

Tâches transversales organisées en rotation hebdomadaire entre les quatre secrétaires :
- Réception et traitement du courrier réservé (entrant/sortant)
- Réservations de la salle Érignac et logistique évènementielle
- Mise en forme de la synthèse bimensuelle départementale
- Gestion des invitations de la préfète
- Lancement des visioconférences de la préfète (Compagnons/Érignac)
Votre environnement professionnel
Activité du service :
Le cabinet est chargé de l'organisation des visites et des déplacements ministériels dans le département, du protocole et des relations extérieures, de l'information du ministère de l'Intérieur en matière d'élections et d'affaires politiques, du suivi du courrier parlementaire et ministériel, de l'instruction des dossiers de demande d'attribution de distinctions honorifiques.
Le service de la communication est chargé des relations avec la presse, de la communication des services de l'Etat, de la réalisation de lettres et de plaquettes d'information.

Composition et effectifs du service :
Le cabinet de la préfète de région compte 36 agents
Liaisons hiérarchiques :
Préfète de région - Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles :
Les autres services du cabinet : protocole, secrétariat de direction, garage, communication etc.
Les secrétariats des membres du corps préfectoral et des chefs de service de la préfecture
Les services déconcentrés de l'État
Les collectivités territoriales - les permanences des parlementaires - les entreprises - les associations