Pref69 - Assistant Auprès du Psg en Charge de la Coordination du Pôle Secrétariat H/F - 69

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales

Assister le préfet, secrétaire général, préfet délégué pour l'égalité des chances pour les fonctions suivantes :
- Aide à l'organisation du travail de l'équipe de direction du secrétariat général : agenda, organisation des réunions en lien avec les directions de la préfecture, le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) et les Direction Départementales Interministérielles (DDI), prise de rendez-vous...
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du budget de fonctionnement (commandes, réception des factures, suivi des dépenses carte BNP...)
- Gestion de la logistique générale (déplacements, résidence...)
- Liaison avec les partenaires institutionnels (directions de la préfecture, DDI, SGCD, services de l'État, collectivités territoriales, associations, syndicats).
Assister les membres du corps préfectoral (secrétaire générale adjointe, sous-préfète Rhône-Sud, sous-préfète politique de la ville) en l'absence de leur assistants respectifs, afin de maintenir la continuité du service.
Collaborer avec le chef de cabinet du préfet, secrétaire général, dans l'organisation du pôle et dans le suivi de certains dossiers.
Assurer une liaison avec les autres secrétariats (préfète de Région, préfet délégué pour la défense et la sécurité, directeur de cabinet, secrétariat général pour les affaires régionales) et le cabinet de la préfète de Région pour une adéquation des agendas et un suivi des dossiers communs.
Manager et superviser le pôle secrétariat (temps de travail, congés, formation aux techniques et procédures du secrétariat).

Votre environnement professionnel
Activité du service :
La compétence du préfet, secrétaire général, préfet délégué pour l'égalité des chances couvre, sous l'autorité de la préfète de la région Auvergne-Rhône-Alpes, préfète du Rhône, le territoire des deux collectivités territoriales : la métropole de Lyon et le département du Rhône. Il est en outre chargé de la mise en oeuvre de la politique de la ville dans le département du Rhône.
Le secrétariat du préfet, secrétaire général est fortement orienté vers les contacts extérieurs à la Préfecture, notamment vers les élus et les administrations de l'État.
Composition/effectifs du service :
4 assistants
Liaisons hiérarchiques :
Le préfet, secrétaire général, préfet délégué pour l'égalité des chances, la secrétaire général adjointe.
Liaisons fonctionnelles :
Chef de cabinet du préfet, secrétaire général, secrétariat mutualisé de la préfète de la région Auvergne-Rhône-Alpes, préfète du Rhône, les directeurs de préfecture, les services de l'État (DDI, SGC......), collectivités territoriales, partenaires associatifs.