Secretaire Administratif H/F - DISP de Lyon

Localisation administrative et géographique
Direction interrégionale des services pénitentiaires de Lyon - Etablissement Pénitentiaire pour Mineurs du Rhône - 1 rue Rambion 69330 MEYZIEU
ATTENTION : Le titulaire de ce poste est soumis à l'ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire.
Le secrétaire administratif a une double mission :
- Il/elle effectue les tâches normalement dévolues à un secrétariat (accueil/prise de messages téléphoniques, filtrage, classement/archivage, travaux dactylographiques, enregistrement des courriers, etc.). Il/elle est en étroite collaboration avec l'ensemble des services de l'établissement et des partenaires présents sur le site (Service éducatif de la Protection Judiciaire de la Jeunesse (PJJ), Enseignement, Unité sanitaire et Gestion déléguée).
- Il/elle a en charge le suivi de la gestion administrative et financière de l'ensemble des personnels de surveillance, administratifs, techniques, vacataires, contractuels ou intérimaires placés sous l'autorité directe de la direction de l'établissement. Elle/il conseille les opérationnels, supervise la gestion administrative du personnel, s'assure de la qualité du dialogue social et pilote le développement RH (formation, recrutement). Il/elle s'assure de la bonne application de la réglementation des règles et procédures du droit du travail. Il/elle informe les agents sur leur situation personnelle.
- Intendance téléphonique et accueil physique
- Gestion et enregistrement du courrier
- Gestion des autorisations d'accès permanentes et ponctuelles
- Gestion du planning de réservation des salles de réunions
- Gestion des plannings d'astreinte et de permanence
- Gestion des soit-transmis aux autorités judiciaires et administratives
- Traitement administratif des dossiers des stagiaires
- Enregistrement, diffusion et archivage des notes de service destinées aux personnels, à la population pénale et à leurs familles
- Gestion des courriels
- Gestion documentaire et enregistrement des notes de services Pratiques Professionnelles Pénitentiaires
- Gestionnaire RH
Suivi et gestion de la carrière des personnels (effectifs, personnels en formation, élévation d'échelon, temps partiels, postes aménagés, tableaux d'avancement, listes d'aptitudes, demandes de changement de résidence, discipline et récompense, médailles, pension de réversion et de capital décès, reprise d'ancienneté ) ,
Suivi des campagnes de mobilité, gestion des dossiers de retraite et prolongation d'activité, congés de tout type, Comptes Epargne Temps
Suivi et préparation des dossiers de protection statutaire et d'accidents de service (déclaration d'accident, demandes d'expertises)
Préparation et participation aux conseils médicaux, suivi de la médecine de prévention, action sociale et actions de prévention
Suivi et gestion des agents en PPR et reclassement
Suivi et commande des cartes agents et cartes professionnelles
Campagne d'évaluation et notation des agents, évaluations des stagiaires
Rédaction de divers courriers et notes, diffusion des offres de formations, concours et appels à candidature aux postes vacants
Dossiers de rémunération et indemnités des personnels, prises en charge financière des stagiaires, tickets modérateurs et frais médicaux, dossiers d'Allocation Temporaire d'Invalidité (A.T.I), dossiers prime spécifiques d'installation
Saisie sur harmonie des actes impactant la paie et élaboration de décisions : congés de maladie, retenue du 30ème,attribution des primes, indemnisation sur CET
La liste des tâches n'est pas exhaustive et peut être modifiée à tout moment par nécessité de service.

Experience: 12 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Justice

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Droit du travail
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Traitement du courrier
• Réactivité