Secrétaire Antenne de Gestion H/F - Grand Lyon

Rejoignez la Métropole de Lyon !

Ses 9 600 collaborateurs contribuent aux politiques publiques inédites et ambitieuses au service de la population - 1,4 millions d'habitants - et du territoire.

Au sein de la Direction du Cycle de l'Eau, le service Exploitation des réseaux d'Assainissement (ESX) exploite et entretient le patrimoine des réseaux d'assainissement et des ouvrages de gestion des eaux pluviales.

Sous la responsabilité de la responsable du service, vous êtes intégré(e) à une antenne de gestion : équipe de 3 personnes se partageant les missions de secrétariat, de gestion du personnel (285 agents répartis sur 4 sites géographiques) et de comptabilité (1500 à 2000 factures annuelles) nécessaires au service.

Véritable trait d'union entre les services administratifs supports, les managers et les agents sur le terrain, vous serez le pivot opérationnel garant du bon déroulement des activités administratives quotidiennes du service ESX.

Ce rôle est fait pour vous si vous recherchez un poste polyvalent ainsi qu'un rôle à multiples facettes !

Vous évoluerez au coeur de trois domaines complémentaires :
En matière de secrétariat, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, devenant un point de contact privilégié pour les entreprises et le personnel. Vous gérez le courrier et l'archivage.

Vous assistez la responsable et les encadrants du service dans la gestion des plannings et des agendas, l'organisation de réunions dont une revue annuelle de service, la rédaction de comptes-rendus, la production de tableaux de suivi ou de pilotage ainsi que diverses autres missions ponctuelles. Vous contribuez au traitement des réclamations (base de données GRECO et GECO - logiciels métropolitains). Vous participez à des réunions pour représenter le service et en faire un retour d'information.

En tant que relais RH de proximité, en appui des managers, vous accompagnez les agents dans leurs démarches liées au temps de travail et aux absences en utilisant des logiciels dédiés. Vous contrôlez et transmettez les documents administratifs, saisissez les éléments variables comme les heures supplémentaires, et suivez les dossiers d'accidents de travail.

Vous gérez la gestion les informations des agents (arrivées, départs, changements de fonction) et validez les temps non terrain dans un logiciel dédié au relevé des temps d'insalubrité.

Vous contribuez à l'organisation opérationnelle et à la gestion administrative des astreintes : élaboration, diffusion et mises à jour des plannings, édition des états en veillant au circuit de signature et à l'envoi mensuel des justificatifs au SRH.

Vous garantissez aussi une communication accessible à tous les agents en assurant le suivi des campagnes annuelles incontournables, telles que le Supplément Familial de Traitement (SFT) ou les médailles du travail, en veillant à rappeler efficacement les échéances. Vous prenez en charge la distribution des documents administratifs essentiels, comme les bulletins de salaire et les arrêtés. En lien avec les managers et le service formation, vous gérez aussi les demandes de formation : inscription administrative et distribution des attestations de formation.

Relai entre les unités opérationnelles et le service finances, vous êtes un maillon essentiel de la chaine comptable : vous réalisez et suivez les engagements, réceptionnez, contrôlez et ventilez les factures, réalisez les acomptes et les liquidations, veillez au bon déroulement de leur traitement dans les délais. Pour cela vous utilisez des logiciels dédiés. À partir des états
de consommation budgétaire que vous éditez, vous jouez également un rôle d'alerte pour garantir une gestion rigoureuse.

Pour réaliser toutes ces missions : vous vous adaptez aux nouveaux outils et aux nouvelles pratiques et suivez les formations demandées, vous assurez la continuité et l'efficacité de l'antenne de gestion en dialoguant et en vous organisant avec vos collègues, vous travaillez en collaboration avec de multiples acteurs.

Ce poste requiert un excellent relationnel, une grande capacité d'adaptation et de polyvalence ainsi qu'une bonne capacité à travailler avec de multiples acteurs.

Vous maîtrisez les outils informatiques, idéalement le pack Office et des logiciels de gestion administrative et RH. Vous possédez des connaissances en ressources humaines et en comptabilité (comptabilité publique idéalement). Vos capacités rédactionnelles et votre aptitude à rendre compte sont reconnues.

Sur le plan humain, vos qualités relationnelles, votre sens de l'organisation et votre rigueur vous permettent de travailler en équipe avec autonomie. Vous faites preuve de discrétion, d'écoute et d'un fort sens des responsabilités.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Autonomie
• Traitement des réclamations
• Compte-rendu
• Pack Office
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation