Assistante Administrative du Cse Ft Ara H/F - Cse France Travail Auvergne Rhone Alpes

Positionnement dans l'organisation et responsabilités managériales
Service : Comité Social et Economique
Niveau hiérarchique : Non cadre
Responsables directs : Secrétaire et Trésorier du CSE FT ARA

Missions principales
Traitement des différentes prestations du CSE FT ARA (dotations, locations, petites activités)
Réception, traitement et mise en règlement des demandes en fonction des critères d'éligibilité
Vérification et préparation des tirages au sort pour les locations et les petites activités
Enregistrement des paiements des locations et des petites activités
Envoi des bons de séjour et billetterie aux agents retenus

Paramétrage du site internet
Paramétrage du site côté interne et côté utilisateur (dotations, locations, petites activités .)
Paramétrage des différents tirages au sort

Gestion générale
Réception, tri et traitement du courrier, des mails et appels
Gestion des réclamations
Création et suivi de tableaux de bord Excel

Activités auprès des prestataires
Elaboration et envoi des différents plannings de locations
Vérification, passation et règlement des commandes
Gestion des anomalies

Fonds de secours
Réception, anonymisation et envoi des dossiers à la commission
Traitement des retours de dossiers et mise en règlement en cas de don accordé

Rapprochement gestion / comptabilité
Exportation des données Proweb sur Excel à l'aide de TCD
Recherche des écarts avec le service comptabilité

Communication
Elaboration de la newsletter
Mise à jour régulière du site du CSE et de son visuel

Mise à jour des effectifs
Mise à jour des accès au site (renouvellement de contrat, enfants à charge.)

Statistiques
Elaboration de tableaux de statistiques de l'activité du CSE

Environnement du poste
Structure
Travail au sein d'un Comité Social et Economique, au service d'environ 6 000 salariés avec un budget social de plus de 5 millions d'euros
Relations internes et externes
Travail dans une équipe de 6 personnes
Contacts avec l'ensemble des membres du CSE FT ARA et du bureau du CSE
Contacts avec différents partenaires et prestataires

Profil du poste
Compétences attendues
Maîtrise de Word et Excel (tableur et TCD)
Capacité rédactionnelle (bonne orthographe et syntaxe)
Rigueur, autonomie et adaptabilité
Sens des responsabilités et de l'organisation
Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe

Outils informatiques utilisés
Pack office : Outlook, Word et Excel (maîtrise du tableur et TCD)
Proweb Gestion

CDD 6 mois renouvellement possible , Possibilité de télétravail après formation, démarrage du contrat le 2 janvier 2027

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Statistiques
• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Reporting
• Tableur
• Emailing
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Pack Office
• Word
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Réactivité