Secrétaire Pédagogique Accueil H/F - Enseis - Etablissement du Rhone

Votre mission si vous l'acceptez
Sous l'autorité de la direction de l'établissement, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des différents publics de l'école et contribuez à la qualité du service rendu aux usagers.
Véritable interlocuteur(trice) de premier niveau, vous garantissez une expérience d'accueil professionnelle et chaleureuse tout en assurant la gestion pédagogique et administrative indispensable au bon fonctionnement du campus.

Vos principales activités au quotidien

Accueil, standard et secrétariat général
Vous assurez l'accueil physique, renseignez et orientez les apprenants, intervenants, clients et visiteurs sur le campus de Vaise. Vous gérez le standard téléphonique, transmettez les messages et apportez un premier niveau d'information sur les formations proposées par l'établissement. Vous êtes l'interlocuteur(trice) de proximité des apprenants sur l'ensemble de leurs démarches administratives.

Suivi de l'activité de formation et gestion administrative
Vous saisissez les données des stagiaires et les programmes de formation dans le logiciel métier AURION, tout en assurant le suivi de l'assiduité des apprenants en formation théorique et pratique. Vous élaborez les conventions de stage, les livrets de formation, préparez les éléments de facturation et bloquez les interventions nécessaires à l'établissement de la paie des intervenants occasionnels. Vous réceptionnez, ouvrez, répartissez et affranchissez le courrier entrant et sortant.

Organisation des certifications et suivi pédagogique
Vous suivez l'échéancier des certifications, gérez les relations avec les organismes certificateurs et apportez un appui technique pour l'organisation des épreuves. Vous assurez la transmission des dossiers, épreuves et documents pédagogiques aux formateurs et apprenants, et veillez à la mise à disposition ainsi qu'à l'archivage de la documentation sur les plateformes numériques comme Moodle.

Suivi qualité, documentation et vie du campus
Vous contribuez à la démarche qualité en renseignant mensuellement les indicateurs, les réclamations et les retours d'écoute client. Vous veillez à l'approvisionnement de l'accueil en fiches d'information et réalisez des travaux de reprographie. Enfin, vous participez à la préparation logistique des événements du site, tels que la cérémonie de remise des diplômes ou les temps forts institutionnels.

Le profil que nous recherchons
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 4 (Bac) en secrétariat, assistanat ou accueil, ou vous justifiez d'une expérience significative d'au moins 3 ans sur un poste similaire. Une expérience préalable au sein d'un établissement de formation ou d'une structure associative constitue un atout majeur.

Vos compétences sur le terrain
Vous maîtrisez l'utilisation d'un standard téléphonique, des outils bureautiques et digitaux (Moodle). La pratique d'un logiciel métier de gestion de la formation (idéalement AURION) est requise. Doté(e) de bonnes capacités rédactionnelles et d'organisation, vous savez anticiper, gérer des dossiers pédagogiques complexes et alerter si nécessaire

Vos qualités humaines
Reconnu(e) pour votre discrétion, votre rigueur et votre sens du service, vous disposez d'une posture relationnelle adaptée à des publics variés. Votre autonomie, votre réactivité, votre esprit d'équipe et votre capacité à gérer des situations complexes sont essentiels pour réussir dans ce poste.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Garantir un suivi administratif,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Logiciels bureautiques
• Compréhension de la demande du commanditaire
• Autonomie
• Contrôle qualité
• Moodle
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité