Correspondant Fonctionnel à la Direction des Examens et des Concours H/F - Rectorat de Lyon

Le service est structuré en 9 bureaux spécialisés regroupant 80 agents, couvrant l'ensemble des examens (DNB, CAP, baccalauréats, BTS), les concours de recrutement, l'élaboration et le suivi des sujets, les affaires générales et financières ainsi que les aménagements d'épreuves pour les candidats en situation de handicap. L'environnement de travail se caractérise par des enjeux opérationnels forts, une activité rythmée par des calendriers nationaux exigeants et une dynamique d'amélioration continue des organisations.

Rattaché hiérarchiquement à la directrice des examens et concours (DEC) et à ses adjoints, le correspondant fonctionnel exerce ses missions sous l'autorité fonctionnelle du correspondant fonctionnel référent, afin de garantir la coordination des interventions, la cohérence des pratiques et la sécurisation des sessions d'examens et concours.

Il travaille en binôme avec le correspondant fonctionnel référent, en lien étroit avec les chefs de bureau et la Direction Régionale Académique des Systèmes d'Informations (DRASI) - examens.

Expert des applications métiers de la DEC (CYCLADES, SANTORIN, IMAG'IN, IDEAL, VIATIQUE...), il accompagne les équipes dans leur utilisation et contribue à la sécurisation des différentes phases d'organisation des examens et concours.

À l'interface entre les besoins métiers et les outils informatiques, il exerce une fonction transversale d'expertise, de conseil, de formation et d'accompagnement. Il contribue au décloisonnement des bureaux, à l'harmonisation des pratiques et à l'amélioration continue du fonctionnement de la direction.

Il accompagne également les évolutions des applications et la conduite du changement, en analysant leurs impacts sur les pratiques professionnelles et en proposant les adaptations nécessaires.

Principales missions :

• Apporter une expertise fonctionnelle sur les applications métiers et accompagner les utilisateurs dans les opérations courantes ou complexes ;
• Assurer une assistance fonctionnelle quotidienne aux chefs de bureau et aux gestionnaires, en présentiel et à distance ;
• Accompagner les opérations de paramétrage complexes et rechercher des solutions aux difficultés rencontrées ;
• Concevoir et dispenser les formations d'adaptation à l'emploi des nouveaux gestionnaires, en lien avec la direction et l'EAFC ;
• Mettre en place des actions de formation et d'accompagnement individualisées sur poste de travail ;
• Suivre les différentes phases d'organisation des examens et concours afin d'anticiper les besoins et les difficultés ;
• Analyser les besoins des utilisateurs et contribuer à leur traduction fonctionnelle auprès de la DRASI ;
• Centraliser et qualifier les demandes d'assistance transmises à la DRASI et suivre leur résolution ;
• Participer aux évolutions des applications métiers et au suivi des correctifs ;
• Accompagner la direction dans la conduite du changement et être force de proposition pour faire évoluer les pratiques ;
• Produire, exploiter et fiabiliser les données nécessaires aux enquêtes, statistiques et besoins de pilotage de la direction et du secrétariat général.

Le poste s'adresse à un profil rigoureux, organisé et réactif, disposant d'une forte capacité d'apprentissage et d'analyse. Il nécessite de savoir travailler en binôme, en transversalité avec les bureaux et en lien étroit avec la direction, tout en gagnant progressivement en autonomie dans la prise en charge de situations complexes.

Connaissances et compétences techniques :

• connaître l'environnement administratif et institutionnel ;
• connaître ou être en capacité d'acquérir rapidement la réglementation applicable aux examens et concours ;
• maîtriser ou être en capacité de maîtriser rapidement les applications métiers et leur documentation fonctionnelle ;
• savoir appliquer, expliquer et sécuriser des procédures et des règles ;
• maîtriser les outils numériques de travail collaboratif et de partage de l'information ;
• organiser son activité dans un calendrier complexe, anticiper les échéances et hiérarchiser les priorités ;
• analyser une situation, identifier les risques et proposer des solutions adaptées.

Compétences transversales et savoir-être :

• faire preuve de rigueur, d'anticipation, de réactivité et de disponibilité ;
• savoir conserver maîtrise de soi et discernement dans les situations urgentes ou sensibles ;
• posséder de réelles qualités relationnelles, pédagogiques et d'accompagnement ;
• travailler efficacement en équipe, en binôme et en réseau ;
• savoir rendre compte et travailler en lien étroit avec la direction, dans le respect du cadre hiérarchique et fonctionnel ;
• être force de proposition et contribuer à l'amélioration des pratiques ;
• faire preuve de fiabilité, de sens des responsabilités et d'engagement professionnel ;
• respecter strictement les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité.

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Conduite du changement
• Cyclades
• Rigueur et méthode
• Force de proposition
• Réactivité