Les missions du poste
Le service scolarité contribue à la mise en oeuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens élèves et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters ou d'autres formations (CPES, DIE Chels, etc).
MISSION:
Appliquer la politique de formation de l'école en matière de stages et d'expériences professionnalisantes, dans le respect du cadre national des formations et des textes en vigueur.
Gérer et suivre les conventions de stage des étudiants, dans le respect des procédures établies.
Mettre à jour les tableaux de bord du service
Suivre et réceptionner les documents liés aux fins de stages et saisie
Alerter le responsable du bureau sur les situations non conformes
Renseigner les équipes pédagogiques et les organismes d'accueil
Participer aux activités transversales du service
ACTIVITES:
Activités principales:
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Participer à la gestion administrative
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Apporter un appui au Responsable du Bureau en fonction de la charge tel que les forums CPGE, les demandes de stage CPES et DIE.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL:
Composition du service:
Le service Etudes et Scolarité est composé de 23 agents répartis en 3 équipes dont 2 en charge de la scolarité
Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique du responsable du bureau des activités transversales.
Relations fonctionnelles:
Internes:Avec les étudiants, les enseignants et tous les personnels des services de l'établissement
Externes: les organismes d'accueil des stagiaires, partenaires, certaines Universités, Ministère des affaires étrangères
Moyens et ressources:1 PC portable avec tous les applicatifs dédiés à la scolarité et à la gestion des stages
Le profil recherché
COMPETENCES:
Connaissances sur l'environnement professionnel:
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Maitrise de l'anglais
Savoir-faire opérationnel:
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Savoir-être:
Rigueur /fiabilité
Sens de l'organisation
Sens relationnel
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Anglais
- Pédagogie
- Techniques de communication
- Système d'information
- Sens de l’organisation