Assistant·e de Projet H/F - Université Gustave Eiffel

L'Université Gustave Eiffel co-pilote avec le CNRS et l'IFPEN les PEPR VDBI « Ville Durable et Bâtiment Innovant » (https://pepr-vdbi.fr/) et MOBIDEC « Digitalisation et décarbonation des mobilité » (https://pepr-mobidec.fr/) qui ont vocation à structurer la communauté nationale scientifique et technique VDBI et MOBIDEC à horizon 2031. Les PEPR comprennent des actions d'animation-gouvernance du programme, des centres opérationnels et projets ciblés et des projets retenus dans le cadre des appels à projets lancés par l'ANR.

• Suivi, en lien avec la Direction financière des établissements porteurs des PEPR et le.la chef.fes de projet, des activités de suivi administratif et financier (principalement suivi budgétaire) ;

• Soutien logistique de l'équipe d'animation : préparation et suivi des missions, prise des billets, réservations et des commandes, logistique des séminaires et réunions, gestion et sélection de dates des réunions internes et externes;

• Soutien logistique aux centres opérationnels, aux projets ciblés et aux projets financés: aide à l'organisation de workshops, sélection des lieux et prestataires, lien avec les équipes projets sur l'organisation logistique globale;

• En étroite collaboration avec le.la Chef.fe de projet des PEPR, participer à l'organisation des différents évènements du PEPR (réunions, séminaires, conférences annuelles...); contribuer à l'élaboration du programme, mise en oeuvre des aspects logistiques ;

• Sélectionner et proposer à la gouvernance les prestataires appropriés et suivre leurs réalisations;

• Assurer le lien avec les services appropriés pour les passages des commandes, réception et règlement des factures;

• Constituer les dossiers d'établissement des conventions de reversement et des éléments financier pour que le service en charge puisse exécuter les dépenses ;

• Assurer l'information sur son activité auprès de l'ensemble du dispositif d'animation (réunion hebdomadaire avec les directeurs de programme et/ou le.la chef.fe de projet);

• Organiser et suivre l'activité de l'équipe d'animation;

• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du PEPR;

• Assurer les liens nécessaires avec les services au sein des établissements pilotes et l'ANR.

Il est attendu du ou de l'assistant.e des PEPR d'appuyer l'activité des co-directeurs de programme et des chefs de projet des PEPR VDBI et MOBIDEC, pour une bonne mise en oeuvre et suivi des projets.

• Bonne connaissance des outils bureautiques et des outils de communication
• Connaissances en gestion financière
• Gestion de projet
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise des outils de gestion de bases de données
• Aptitude à s'intégrer à une équipe de management et de gouvernance
• Capacités d'analyse et de synthèse permettant la prise de décision
• Organisation, polyvalence et gestion du temps
• Disponibilité, discrétion

• Gestion de base de données
• Logiciels bureautiques
• Conduite de projet
• Gestion des ressources financières
• Compétences rédactionnelles
• Contrôle du budget
• Capacité d’adaptation