Assistant - Assistante Achat H/F - France Travail

Le poste est créé en renfort de la cellule achats pour une durée de 3 mois.
L'établissement prépare l'ouverture d'un nouveau centre de consultations, le centre Gambetta, qui mobilise fortement l'équipe. La personne recrutée prend en charge une partie des tâches administratives des assistantes achats afin de leur dégager du temps sur ce projet.
A taille humaine, facilitant la proximité et la collaboration entre les professionnels des différents métiers et services

Pourquoi nous rejoindre ?
- Des conditions de travail attractives :
- Vous rejoindrez une équipe composée de deux acheteurs et de deux assistants
- Vous bénéficierez de 25 jours de congés payés, de 10 RTT et de 10 jours fériés garantis
- Equipé d'un garage à vélo sécurisé
- Bénéficiant d'un CSE attractif

Votre mission
Appui administratif de la cellule achats :
- Assister les acheteurs et les assistants achats sur l'ensemble du processus, de la demande à la réception
- Préparer et suivre les dossiers de consultation pour le compte des acheteurs
- Suivre les commandes, les accusés de réception et les livraisons
- Relancer les fournisseurs et les services sur les pièces manquantes
- Classer et archiver les dossiers achats, contrats et pièces justificatives

Relations avec les fournisseurs :
- Lancer les demandes de devis, réunir et mettre en forme les offres pour l'acheteur
- Être l'interlocuteur des fournisseurs sur les questions administratives courantes

Gestion administrative et données ERP :
- Traiter les factures en litige en lien avec l'acheteur
*Prix non actualisés ou non validés
- Saisir et actualiser les tarifs et les conditions contractuelles dans le progiciel de gestion
*Contrôler la cohérence des données saisies
*Signaler les écarts à l'acheteur référent

Appui au projet centre Gambetta et reporting :
- Consolider dans les tableaux de suivi les besoins recensés auprès des services
- Produire et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des commandes et des livraisons

Le profil idéal
Formation et expérience
Diplôme de niveau Bac à Bac +2 BTS ou BUT en assistanat de gestion, gestion administrative, achats ou logistique, ou expérience équivalente sur un poste administratif

Prérequis

Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel
Connaissance d'un ERP appréciée, idéalement SAGE X3, sans être exigée
Compétences et aptitudes
Capacités d'organisation, rigueur
Curiosité et esprit d'équipe
Capacités d'adaptation et autonomie rapide sur des tâches cadrées
Bonnes capacités de communication
Discrétion et respect de la confidentialité des données fournisseurs

Experience: Débutant accepté - Ou expérience si pas de diplôme

Compétences: Gestion des fournisseurs et des commandes,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande,Utiliser des logiciels de gestion des achats,Négocier avec des prestataires et fournisseurs,Assurer la traçabilité des achats,Outils bureautiques, en particulier Excel,ERP idéalement SAGE X3,Bonne capacité de communication

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Facturation
• Gestion des fournisseurs
• Capacité d’adaptation