Chargé de Mission H/F - Association des Fondateurs et Protecteurs de L'institut Catholique de Lyon

MISSIONS PRINCIPALES

Assistanat de direction et gestion opérationnelle de l'écosystème de la direction générale

- Planifier, organiser et piloter les réunions des instances majeures décisionnelles se déroulant en français ou en anglais,
- Rédactions, convocations, ordres du jour, et formalisation des comptes-rendus / synthèses de décision.
- Piloter l'agenda et les priorités du directeur Général et doyen : Gestion proactive d'un agenda complexe et mouvant, arbitrage des demandes de rendez-vous en fonction des urgences et des priorités de l'Esdes et de la faculté d'économie et de gestion et gestion de la boite mail du directeur général,
- assistera le directeur adjoint dans la gestion de son agenda.
- Être l'interface de haut niveau entre le directeur général / doyen et les différentes parties prenantes : Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
- Organiser les déplacements du directeur général/ doyen : planification complète des voyages en France et à l'international et élaboration de feuilles de route détaillées,
- Préparer, rédiger et mettre en forme des documents clés du directeur général / doyen : rédaction de courriers officiels, comptes rendus de réunions confidentielles, notes de cadrage / préparation des rendez-vous importants et création de supports d'une qualité visuelle irréprochable (en français et en anglais),
- Garantir la conformité et le classement des actes réglementaires et juridiques de l'établissement.

Suivi budgétaire, comptable et administratif

- Gérer les notes de frais du directeur général / doyen : Collecte, vérification, codification et saisie des notes de frais du Directeur Général et directeur adjoint ; suivi de leur remboursement auprès du service comptable ; valider les notes de frais des principaux collaborateurs du Directeur Général, dans le respect des règles édictées,
- Piloter le suivi des budgets de la Direction Générale : Traitement, suivi et relance des factures fournisseurs, gestion des bons de commande et participation au suivi du budget annuel de la Direction Générale,
- Réaliser les tâches d'administration courante : Gestion des abonnements, des fournitures spécifiques de la Direction et archivage numérique et physique des documents légaux ou stratégiques, Renseignement des tableaux de bord, indicateurs des activités du service à partir des données collectées,
- Contribuer activement au pilotage et à la validation des congés.

Pilotage transversal et communication interne

- Assurer le suivi des dossiers transverses et stratégiques : Centralisation des informations provenant des différentes directions / de la faculté ainsi que des directions centrales, relance des équipes pour garantir le respect des échéances fixées par le Directeur Général / Doyen, et préparation de notes pour la prise de décision,
- Organiser et coordonner les événements internes initiés par la Direction Générale,
- Piloter et réaliser des projets pour le compte de la direction générale

PROFIL

- Minimum 5 ans d'expérience sur une fonction similaire, idéalement au sein d'un établissement d'enseignement supérieur privé,
- Langues :Anglais courant (C1 minimum) indispensable, à l'écrit comme à l'oral, pour interagir avec nos partenaires internationaux,
- Compétences techniques : Maîtrise parfaite du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams) et des outils de planification partagés. Capacité à utiliser les principaux outils IA. Excellente qualité rédactionnelle et orthographe irréprochable,
- Qualités professionnelles : Discrétion absolue et sens de la confidentialité, rigueur, posture professionnelle et sens du service, esprit entrepreneurial, Engagement et assiduité, et être à l'aise avec les environnements matricielles et complexes.

Formation : Bac +2 à Bac +5 (type BTS SAM, Licence Pro, ou parcours universitaire équivalent).

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

QUI SOMMES NOUS ?

Fondée en 1987 au coeur de Lyon, l'Esdes Business School est la grande école de commerce et de management de l'UCLy (Université Catholique de Lyon). Membre de la Conférence des Grandes Écoles (CGE), l'Esdes se distingue par un modèle unique de « business school au sein d'une université pluridisciplinaire », favorisant la transversalité et l'ouverture d'esprit de ses étudiants.

Reconnue pour son excellence académique dans les domaines de la Responsabilité Sociétale des Entreprises et des modèles économiques durables, l'école est doublement accréditée au niveau international par AACSB (pour 6 ans) et EFMD (pour son Programme Grande École). Présente sur deux campus d'envergure, à Lyon (Campus Saint-Paul) et à Annecy (Campus Alpes Europe), l'école figure fièrement parmi le Top 100 des meilleures Business Schools mondiale selon le Financial Times.

• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Orthographe
• Anglais
• Notes de frais
• Intelligence artificielle
• Excel
• Compte-rendu
• Pack Office
• Word
• PowerPoint
• Français
• Contrôle du budget