Assistante Technique Construction H/F - Elysium Engineering

Missions - Assistant(e) techniqueLes missions principales

L'assistant(e) technique accompagne les équipes d'Elysium Engineering dans le suivi administratif et financier des projets et des chantiers.

Son rôle est notamment de s'assurer que les documents sont à jour, que les entreprises ont transmis les éléments nécessaires, que les paiements peuvent être traités et que les dossiers sont correctement clôturés.

La personne travaille au quotidien avec les chefs de projet, les équipes MOEX et OPC, les entreprises et les sous-traitants.

1. Gestion administrative des projets

L'assistant(e) technique assure le suivi administratif des projets et veille à ce que les documents nécessaires soient disponibles et à jour.

Concrètement, la personne devra :

• Préparer, mettre en forme et suivre les contrats avec les sous-traitants.
• Préparer les lettres de commande et autres documents contractuels.
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des sous-traitants.
• Vérifier que les documents demandés aux sous-traitants sont bien transmis et complets.
• Préparer les règlements de consultation pour les appels d'offres, avec les chefs de projet.
• Aider les équipes dans la préparation et le lancement des consultations d'entreprises et des marchés.
• Organiser et mettre à jour les documents liés aux consultations et aux marchés.

2. Suivi administratif et financier des chantiers

Pendant la phase de travaux, l'assistant(e) technique accompagne les équipes dans le suivi administratif et financier des chantiers.

Concrètement, la personne devra :

• Vérifier et suivre les situations de travaux envoyées par les entreprises.
• Préparer et suivre les certificats de paiement.
• Suivre les avenants et les demandes de travaux supplémentaires (FTM).
• Préparer et suivre les DAST.
• Mettre à jour les tableaux de suivi financier des opérations.
• Participer au suivi des TCO, DGD et certificats de paiement.
• Alerter les équipes lorsqu'un document manque ou lorsqu'une action doit être réalisée.

3. Préparation de la fin des travaux

L'assistant(e) technique participe à la préparation et au suivi de la clôture des opérations.

Concrètement, la personne devra :

• Vérifier que les documents nécessaires à la fin du chantier sont bien transmis.
• Participer au suivi des OPR.
• Vérifier la réception et le classement des DOE.
• Préparer et suivre les PV de réception.
• Suivre les réserves jusqu'à leur levée.
• Assurer le suivi des documents liés à la mise à disposition des ouvrages.
• Participer au suivi de la GPA et des éventuelles interventions à réaliser après la réception des travaux.

4. Appui aux équipes opérationnelles

L'assistant(e) technique apporte un soutien quotidien aux chefs de projet, aux équipes MOEX et OPC.

Concrètement, la personne devra :

• Aider les équipes à retrouver et à mettre à jour les documents des opérations.
• Suivre les demandes administratives des entreprises et des sous-traitants.
• Relancer les interlocuteurs lorsque des documents ou informations sont manquants.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des opérations.
• Participer à l'organisation des réunions et des visites de chantier lorsque cela est nécessaire.

5. Gestion des outils et des besoins du chantier

L'assistant(e) technique assure également certaines tâches pratiques nécessaires au bon fonctionnement des équipes.

Concrètement, la personne devra :

• Identifier et gérer les besoins d'Elysium en EPI (équipements de protection individuelle).
• Classer, organiser et mettre à jour les documents dans la GED Clovis.
• Organiser les visites de chantier avec les différents interlocuteurs.
• Veiller à ce que les informations et documents soient facilement accessibles aux équipes.

6. Principaux interlocuteurs

Dans le cadre de ses missions, l'assistant(e) technique travaille principalement avec :

• Les chefs de projet
• Les équipes MOEX et OPC
• Le service travaux
• Les entreprises
• Les sous-traitants
• Les clients

• Formation Bac +2 à Bac +3 (gestion, assistanat, BTP ou équivalent)
• Expérience dans le BTP obligatoire

Profil:

Techniques

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
• Connaissance du secteur du BTP / ingénierie (obligatoire)
• Notions en gestion financière et administrative de projets
• Lecture et compréhension des pièces marchés (obligatoire)

Organisationnelles

• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacité à gérer plusieurs projets simultanément
• Autonomie et gestion des priorités

Relationnelles

• Bon relationnel et esprit d'équipe
• Capacité de coordination avec différents interlocuteurs
• Sens du service

• GED
• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'appel d'offres
• Autonomie
• Suivi des opérations
• Excel
• Word
• Gestion des ressources financières
• Sens de l’organisation