Hôtesse d'Accueil Secrétaire Standardiste H/F - Sixtine

SIXTINE, agence de recrutement, à proximité de Lyon, recrute pour une office notarial, Hôte / Hôtesse d'accueil secrétaire standardiste H/F.

Type d'emploi : CDI / début de mission le 20 juillet idéalement / Temps plein, 35h / Débutant(e) accepté(e)
Possibilité de prendre 1 ou 2 semaines de congés en Août. Le poste est situé à 69006

Formation souhaitée mais pas obligatoire :
Avoir des notions en Droit/Juridique Ou Bac pro métiers de l'accueil Ou Bac à Bac +2 (Bac général, capacité en droit) en droit

Expérience souhaitée :
En tant que Hôte / Hôtesse d'accueil, secrétaire standardiste au sein d'un cabinet d'avocat ou d'une étude notariale.

Connaissances demandées : Un acte juridique ou règlementaire - Un acte et procédures juridiques

Vous êtes le premier point de contact de l'office, au sein d'une équipe composée de 11 personnes, vos missions seront :

- Accueillir, orienter et informer le public sur place ou par téléphone
- Gérer le standard téléphonique, prendre des messages et transférer les appels, un standard de 4 lignes en simultanées
- Enregistrer des visiteurs
- Organiser des agendas des rendez-vous et des salles de réunion
- Assurer la gestion de courriers, des colis entrants et sortants
- vous pourrez être amené à gérer des tâches administratives de base, scanner le courrier au profit des collaborateurs notaires et copie d'actes ou de plans.
- Ce sont des copies d'actes à adresser aux confrères.
- Il y a aussi une partie secrétariat, demande de pièces administratives
- Gérer la boite mail générale
- Vous recevez en moyenne 50 personnes par jour et 50 appels par jour.
- Gestion des clients
- Timbrer le courrier le matin et l'emmener à la poste. Scannez le courrier pour les collaboratrices qui sont en télétravail.

Compétences informatiques : Vous aurez une formation en interne sur le logiciel ENOT SEPTEO (ex GENAPI)
La maitrise des outils bureautiques comme Word ou power point peut-être demandée.
Vous utilisez l'intelligence artificielle au quotidien.

Savoirs - être professionnels : Être à l'écoute, faire preuve d'empathie - Organiser son travail selon les priorités et les objectifs - Faire preuve de rigueur et de précision Accessibilité du poste : Accès TCL en bus, tram, métro, et proche de la gare. Métro Foch ou Masséna.

Vos moyens professionnels : Ordinateur, un standard téléphonique avec un casque.
Vous travaillez en open espace avec une borne d'accueil

Statut d'emploi : Salarié secteur privé

Durée hebdomadaire : 35 heures, en 5 jours, du lundi au vendredi
Horaires : Du lundi au jeudi 09 h 00 - 12 h 15 et 14 h 00 à 18 h 00 et le vendredi 09 h 00 12 h 00 et 14 h 00 17 h 00.

Salaire mensuel de 2100 à 2188 euros brut / mois

Rémunération supplémentaire :
- 13ème mois
- Mutuelle prise en charge à 50%
- Titre restaurant de 6€ dont 50% part patronale
- Remboursement carte TCL mensuelle et nominative à hauteur de 50%

Conditions de travail :
- Poste en présentiel
- En contact avec du public
- Port de tenue professionnelle ou d'uniforme
- Station assise prolongée
- Travail en journée du lundi au vendredi éventuellement travail le samedi en heures supplémentaires, sur la base du volontariat

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de placement de main-d'oeuvre

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique