Secrétaire Organisme de Formation H/F - Association Nationale de Prevention en a

A propos de l'employeur
Association Addictions France (anciennement ANPAA) est une association loi 1901, reconnue d'utilité publique et agréée d'éducation populaire, implantée sur l'ensemble du territoire national avec 15 directions régionales coordonnées par son siège national, et animée par des bénévoles et 1900 professionnels.
Association Addictions France, dans le cadre de son organisme de formation, propose des formations à tout professionnel ou bénévole intéressé et/ou confronté à des problématiques liées aux conduites addictives.L'organisme de formation en Auvergne Rhône-Alpes est composé :
- D'une équipe pédagogique de professionnels de terrain et d'experts en addictologie basée sur les départements ;
- D'une équipe de coordination pour assurer une réponse réactive, coordonnée et de qualité aux demandes de formation sur la région ;
- D'une équipe de pilotage pour assurer la mise en oeuvre d'une démarche qualité en lien direct avec le siège de l'association.

À propos du poste :
Nous recherchons un/une secrétaire de l'Organisme de formation en AURA
Sous la responsabilité de la directrice régionale, le poste à pourvoir doit soutenir l'équipe de coordination de la région AURA. Il sera possible d'occuper le poste en distanciel avec une présence ponctuelle à la Direction régionale. Les équipes de formation de la région interviennent en AURA.

Le/la secrétaire de l'Organisme de Formation est en charge de la gestion administrative de l'organisme de formation
Il/elle travaille en étroite collaboration avec la Responsable Prévention Formation Régionale, la référente Qualité et les équipes pédagogiques.

Les missions principales proposées seront les suivantes :
- Saisie des dossiers de l'organisme de formation dans le logiciel DIGIFORMA ;
- Participation aux réunions mensuelles, en visioconférence, proposées par le siège dans
le cadre d'échanges de pratiques DIGIFORMA ;
- Mise à jour des évolutions DIGIFORMA/QUALIOPI via la veille proposée par le siège ;
- Rédaction et mise à jour des process DIGIFORMA en lien avec la responsable Qualité ;
- Envoi des factures aux clients via DIGIFORMA et suivi administratif en lien avec la comptable ;
- Suivi de la boite mail de l'OF en région ;
- Echanges avec les formateurs par mail, visioconférence, téléphone pour le suivi des dossiers ;
- Appui technique auprès des formateurs ;
- Aide à la préparation des audits Qualiopi ;
- Tenue à jour de tableaux de suivi ;
- Administration de questionnaires de satisfaction annuels auprès des clients et recueil des réponses ;
- Soutien à l'élaboration du catalogue de formation en AuRA ;
- Suivi administratif et orientation des demandes des clients.

Profil recherché :
Nous recherchons une personne ayant le profil de secrétaire/assistant(e) administrative avec les compétences afférentes, ainsi qu'une maîtrise indispensable de l'outil informatique et digital.
Une connaissance du milieu de la formation professionnelle, de la certification Qualiopi et du logiciel DIGIFORMA sera appréciée.
Les qualités suivantes sont également attendues :
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de travail en équipe ;
- Motivation, sens de l'organisation, autonomie dans la gestion des tâches attendues ;
- Rigueur administrative.

Rémunération et avantages :
Convention collective 66, secrétaire technicien supérieur, prime Ségur,
Accord de télétravail, tickets restaurant selon accord employeur,
CSE, 9 jours de congés trimestriels, contrat mutuelle et prévoyance.

Experience: 12 Mois - Sur poste similaire

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer une veille réglementaire et législative,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activité des médecins généralistes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.