Charge de Concours Examens Danse et Musique H/F - Service Public

Liaison hiérarchique : sous l'autorité de l'adjointe à la cheffe du service des études - responsable du pôle concours/examens.
Le service des études, sous la direction de la cheffe de service des études qui encadre et coordonne une équipe de quinze personnes. Ce service est organisé en deux pôles : « concours - examens » et « formations et recherche »
Liaisons fonctionnelles : les missions de la personne sont effectuées en liaison avec les directeurs pédagogiques, les enseignants, chefs de départements pédagogiques, les gestionnaires de scolarité, y compris ceux placés dans d'autres services ainsi qu'avec l'ensemble des services administratifs et techniques

Sous l'autorité de l'Adjointe concours examens, au sein du pôle Concours (4 agents, répartis par disciplines artistiques), l'agent.e aura pour mission principale l'organisation d'un portefeuille de concours et d'examens, dont il est le référent.e.
Le poste implique une forte capacité d'organisation, de coordination et de gestion simultanée de dossiers, dans un environnement rythmé par des échéances contraintes et une forte saisonnalité d'activité. Il/elle est un interlocuteur identifié des candidats, étudiants, jurys, enseignants et partenaires internes et externes.
Portefeuille enseignement danse/musique et DNSPD :
- Coordination concours d'entrée et examens : DNSPD, DE musique, CA musique et danse
- Gestion de stages et évaluations terminales en situation professionnelle
- Organisation des soutenances de recherche : CA danse
- Coordination des jurys, tuteurs et conseillers pédagogiques
- Suivi administratif des conventions de stage et frais associés
- Gestion et suivi administratif et logistique des candidatures
o Information, accompagnement de candidats
o Analyse de pièces et validation des dossiers d'inscription
o Suivi des candidatures, désistements et respect des règles
o Organisation logistique, ordres de passage
o Echanges avec les candidats
o Transmission de documents (convocation, attestation...)
o Suivi opérationnel via les applications dédiées (Cadence concours et Muvac)
o Remontées auprès du prestataire de maintenance des applications
- Suivi opérationnel et logistique des jurys
o Organisation et coordination (convocations, lettres d'engagement, repas, gestion de frais, accueil le jour J)
o Accueil et accompagnement de jurés, signalétique, appariteur·rices, candidats le jour J
- Organisation et coordination
o Elaboration du planning avec les différents intervenants et dans le cadre du planning général défini
o Suivi opérationnel, en présentiel le jour J
o Coordination des intervenants, notamment les accompagnateurs
o Coordination avec le pôle formations et recherche, les services et les prestataires externes
o Evaluation de besoins techniques et matériels en lien avec la Régie et le Patrimoine
o Réservation de salles de chauffe via le logiciel Asimut
o Participation à l'information et à la formation des agents recrutés en appui
- Préparation de documents
o Recueil et publication des programmes en lien avec les étudiants, les professeurs, le service communication et la médiathèque
o Rédaction des procès-verbaux, publication des résultats
- Réunions hebdo du pôle concours, mensuelles du service
- Traitement des dossiers d'inscription en septembre
o Suivi des dossiers des étudiants en lien avec les outils de gestion du service, contrôle des dossiers, relances paiements
o Interface avec les plateformes nationales étudiantes (CVEC, CROUS, etc.) pour les déclarations, vérifications de situation, suivi
- Contribution à l'amélioration continue de la vie du service

Compétences principales mises en oeuvre :
Profil souhaité : Études supérieures et expérience professionnelle réussie sur ce type de poste

Compétences techniques :
- Bonne maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Canva),
- Aptitudes et aisance vis-à-vis de l'environnement informatique Sharepoint Microsoft Office

Savoir-faire :
- Savoir travailler en équipe et rendre des comptes ;
- Savoir s'adapter et participer au changement ;
- Maîtriser les délais et savoir anticiper, savoir organiser son activité et hiérarchiser les tâches en tenant compte des contraintes et des échéances ;
- Goût et aptitude pour le contact et la communication : savoir communiquer avec un public ;
- Savoir détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques ;
- Avoir l'esprit de synthèse et savoir rédiger

Savoir-être :
- Sens de l'organisation, autonomie, réactivité, polyvalence, adaptabilité et rigueur,
- Disponibilité, écoute, discrétion,
- Sens du travail en équipe