Les missions du poste
Liaison hiérarchique : sous l'autorité de l'adjointe à la cheffe du service des études - responsable du pôle concours/examens.
Le service des études, sous la direction de la cheffe de service des études qui encadre et coordonne une équipe de quinze personnes. Ce service est organisé en deux pôles : « concours - examens » et « formations et recherche »
Liaisons fonctionnelles : les missions de la personne sont effectuées en liaison avec les directeurs pédagogiques, les enseignants, chefs de départements pédagogiques, les gestionnaires de scolarité, y compris ceux placés dans d'autres services ainsi qu'avec l'ensemble des services administratifs et techniques
Au sein du Service des études (15 pers.), sous l'autorité de l'Adjointe concours examens, au sein du pôle Concours (4 agents, répartis par disciplines artistiques), l'agent.e aura pour mission principale l'organisation d'un portefeuille de concours et d'examens, dont il est le référent.e.
Le poste implique une forte capacité d'organisation, de coordination et de gestion simultanée de dossiers, dans un environnement rythmé par des échéances contraintes et une forte saisonnalité d'activité. Il/elle est un interlocuteur identifié des candidats, étudiants, jurys, enseignants et partenaires internes et externes.
- Gestion et suivi administratif et logistique des candidatures
o Information, accompagnement de candidats
o Analyse de pièces fournies et validation des dossiers d'inscription
o Suivi des candidatures, désistements et respect des règles
o Organisation logistique, ordres de passage
o Echanges avec les candidats
o Transmission de documents (convocation aux épreuves, attestation d'inscription...)
o Suivi opérationnel via les applications dédiées (Cadence concours et Muvac)
o Remontées auprès du prestataire de maintenance des applications
- Suivi opérationnel et logistique des jurys
o Organisation et coordination (convocations, lettres d'engagement, repas, gestion de frais, accueil le jour J)
o Accueil et accompagnement de jurés, signalétique, appariteur·rices, candidats le jour J
- Organisation et coordination
o Elaboration du planning avec les différents intervenants et dans le cadre du planning général défini par l'adjointe
o Suivi opérationnel, en présentiel le jour J
o Coordination des intervenants, notamment les accompagnateurs
o Coordination avec le pôle formations et recherche, les services et les prestataires externes
o Evaluation de besoins techniques et matériels en lien avec la Régie et le Patrimoine
o Réservation de salles de chauffe via le logiciel Asimut
o Participation à l'information et à la formation des agents recrutés en appui
- Préparation de documents
o Recueil et publication des programmes en lien avec les étudiants, les professeurs, le service communication et la médiathèque
o Constitution de dossiers, partitions
o Rédaction des procès-verbaux, publication des résultats
- Mises à jour de supports à destination interne ou externe
- Réunions hebdo du pôle concours, mensuelles du service
- Traitement des dossiers d'inscription en septembre
o Suivi des dossiers des étudiants en lien avec les outils de gestion du service, contrôle des dossiers, relances paiements
o Interface avec les plateformes nationales étudiantes (CVEC, CROUS, etc.) pour les déclarations, vérifications de situation, suivi
- Contribution à l'amélioration continue de la vie du service
Le profil recherché
Compétences principales mises en oeuvre :
Compétences techniques :
- Excellente maîtrise du pack Office (Word, Excel) : utilisation fluide des tableaux croisés dynamiques appréciée,
- Aisance et appétence pour informatique et numérique (utilisation de Cadence, base de gestion des concours, examens et scolarité)aisance sur le web et sur ses outils
- Anglais apprécié pour le contact avec les candidats étrangers
Savoir-faire :
- Savoir s'adapter et participer au changement ;
- Maîtriser les délais et savoir anticiper, savoir organiser son activité et hiérarchiser les tâches en tenant compte des contraintes et des échéances ;
- Goût et aptitude pour le contact et la communication : savoir communiquer avec un public ;
- Savoir détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques ;
- Savoir travailler en équipe ; Autonomie
- Avoir l'esprit de synthèse et savoir rédiger
Savoir-être :
- Excellentes qualités relationnelles et sens de la communication avec des interlocuteurs variés (candidats, étudiants, enseignants, accompagnateurs, jurys, présidents de jurys, etc...)
- Sens de l'organisation, aptitude à la polyvalence et rigueur, disponibilité et sens de l'écoute, discrétion, diplomatie.