Alternance-Assistant - Assistante Projets Pôle Jurys H/F - Early Makers Group

Contexte :

Dans le cadre d'une alternance d'une durée de 24 mois, la Direction scolarité recherche un/une :

Assistant/Assistante projets pôle jurys F/H

(Alternance de 24 mois)

Ce que nous attendons de vous :

1. Participation à l'organisation des jurys de diplomation

En appui de l'équipe et sous supervision :

En amont des jurys (pré-jurys)

Participer à la communication des informations clés relatives aux jurys de diplomation auprès des étudiants/étudiantes

Contribuer à l'élaboration des plannings et rétroplannings des jurys

Collecter, contrôler et fiabiliser les données étudiants (via les programmes et les systèmes d'information)

Centraliser, structurer et consolider les données nécessaires aux jurys

Participer à l'organisation logistique des jurys :

gestion des agendas

réservation des salles

préparation des supports numériques et papier

Pendant les jurys

Assister à la tenue des jurys de diplomation

Enregistrer les décisions et contribuer à la mise à jour des supports de suivi

Après les jurys (post-jurys)

Participer à la communication des décisions de jurys aux étudiants/étudiantes

Mettre à jour les systèmes d'information et les bases de données associées

Contribuer à la rédaction et à la formalisation des procès-verbaux

Mettre à jour les statistiques et tableaux de suivi de la diplomation

Participer à l'organisation et à la capitalisation des retours d'expérience (REX) en vue de l'amélioration des processus

2. Appui aux dispositifs et projets du pôle (selon l'avancement de l'alternance)

Contribuer au suivi opérationnel de dispositifs transverses liés aux jurys (ex. dispositifs spécifiques ou réglementaires)

Participer au traitement des sollicitations entrantes (mails, dossiers)

Aider à la mise à jour des supports de communication et des reportings

Contribuer à la consolidation des données et matrices de suivi

Participer à l'identification des besoins récurrents (audits, conformité, accréditations)

3. Contribution transversale et amélioration continue

Participer à l'optimisation des processus et des outils du pôle jurys

Contribuer aux démarches d'amélioration continue et de fiabilisation des pratiques

Appuyer le suivi et la mise en oeuvre d'actions de progrès

Ce que nous recherchons :

Vous préparez une formation Bac +3 à Bac +5 (administration, gestion, gestion de projet, management des organisations ou équivalent)

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, notamment Excel)

Vous disposez d'un niveau d'anglais opérationnel

Vous avez un intérêt marqué pour :

les processus administratifs et académiques

le traitement et l'analyse des données

les systèmes d'information

Vous faites preuve de :

rigueur et sens de l'organisation

capacité d'analyse et de synthèse

bon relationnel et esprit d'équipe

autonomie progressive et sens des priorités

Ce que vous y gagnerez :

Une expérience valorisante au sein d'une business school de renommée mondiale, classée 4ème meilleure école de commerce française en Business et Management studies

Grâce à une politique RH dynamique, des opportunités de mobilité en interne (une 30-aine de mobilité interne tous les ans)

Être en lien avec une population internationale et multiculturelle

Travailler au sein d'une structure qui agit et affirme sa posture en faveur de l'égalité des genres et la lutte contre toute forme de violence et de discrimination : emlyon s'engage à assurer un environnement de travail inclusif pour les personnes LGBTQ+ en signant la Charte d'Engagement de l'Autre Cercle

Faire partie d'une structure qui est engagée dans le programme Employeur Pro Vélo qui favorise les déplacements domicile - travail à vélo

7 semaines de congés payés par an

Basé/basée sur le campus siège de Lyon

Experience: Débutant accepté

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps