Université Lyon 1 - Gestionnaire Administratif H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le Service Général d'Action Sociale (SGAS) définit et met en oeuvre la politique sociale pour les personnels de l'Université Lyon1. Le SGAS gère un budget d'environ 1 700 000 €. Ses champs d'intervention sont la restauration, les ateliers de pratiques sportives, les loisirs, l'organisation de manifestations et l'action sociale :

- versement de prestations interministérielles,

- octroi d'aides sociales d'initiative universitaire (ASIU),

- versements de subventions pour la garde d'enfants,

- Signatures de conventions partenariales pour la mise en place de permanences de conseils juridiques, mutualistes...

Le service se compose d'une directrice, d'une directrice administrative et financière et de 5 gestionnaires administratifs et financiers.

Le gestionnaireadministratif du SGAS occupe un poste clé au niveau du SGAS.

Ses tâches sont variées et intervient sur l'ensemble des missions du service :

- Instruire des dossiers à caractère social ou de loisirs (événementiels, ateliers sportifs, conventions, prestations interministérielles...) en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Instruire des dossiers à caractère juridique (conventions, convocations Comité de Gestion du service, Convocations et suivi Commissions sociales)
- Assurer le suivi des dossiers en appliquant les procédures dédiées et en créant, alimentant et en mettant à jour des tableaux de bord relatifs à cette gestion.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers): délivrance des cartes professionnelles, vente de
billetteries
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- instruction de dossiers à caractère social : places en crèche (participe au Commissions interministérielles), tarifs de restauration
- Gestion d'événementiels : nouveaux arrivants, retraite, fête des personnels
- Gestion des ateliers sportifs

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :
Bureautique - excel bon niveau
Logiciel RH (SIHAM)
Restauration (BIP)
Inscriptions (PUBLIK)
Logistique (SAM'FM)

Les compétences requises :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et réactif
- Etre polyvalente et rigoureuse
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Avoir le sens de la confidentialité

• Gestion de l'emploi du temps