Les missions du poste
Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 million d'habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique...
La direction patrimoine et maintenance (DPM) intervient sur l'ensemble des bâtiments métropolitains. Elle en assure la gestion, garantit la conformité des installations et effectue les réparations et la maintenance bâtiments de la Métropole tous corps d'état. Enfin, elle gère des opérations de rénovation, restructuration ou extension du patrimoine.
Rattachée au service Maintenance des Bâtiments Métropolitains, l'unité Hôtel de Métropole a en charge la maintenance, l'exploitation et la sécurité du siège administratif de la Métropole (ERP de 2ème catégorie accueillant quotidiennement près de 1100 agents métropolitains ou visiteurs).
Au sein de l'unité hôtel de la Métropole, l'assistant administratif chargé de la gestion des accès et des conventions de salles contribue à la qualité du service rendu en assurant une gestion fiable, réactive et sécurisée des accès et des activités administratives.
Vous assurerez la gestion des badges d'accès pour l'Hôtel de Métropole (HDM) et ses sites annexes, en prenant en charge leur création, le paramétrage des droits, la remise aux agents et le suivi des prêts temporaires, notamment pour les accès aux parkings.
Vous veillerez à la mise à jour régulière des outils de suivi et au contrôle des habilitations en lien avec les ressources humaines, tout en assurant le traitement des demandes via la boîte fonctionnelle.
Vous garantirez le suivi administratif des conventions liées aux salles du HDM, en organisant les circuits de signature, en assurant leur transmission, leur classement et leur diffusion dans le respect des procédures. Vous coordonnerez certaines réservations spécifiques et instruirez les demandes exceptionnelles d'accès.
Vous participerez, en binôme, à la gestion administrative du personnel, au suivi des moyens informatiques et téléphoniques, ainsi qu'au secrétariat partagé et à la circulation de l'information. Vous interviendrez également en soutien sur le suivi comptable courant.
En appui de l'unité, vous contribuerez à des missions transversales telles que l'affichage interne, le classement et l'archivage des dossiers.
Dans une logique de continuité de service, vous serez amené à assurer la polyvalence au sein de l'unité et à prendre le relais de votre binôme en cas de besoin.
Le profil recherché
De formation en gestion administrative ou secrétariat, vous avez une première expérience sur des fonctions similaires.
Vous possédez une bonne maîtrise des outils bureautiques, une aisance rédactionnelle et une bonne expression orale.
Rigueur et sens de l'organisation, vous permettent de gérer efficacement des tâches variées et simultanées. Votre aisance relationnelle et votre sens du service facilitent les échanges avec des interlocuteurs multiples.
Vous savez utiliser votre capacité d'adaptation et votre réactivité pour faire face aux imprévus du quotidien.
Vous avez le goût pour le travail en équipe et la polyvalence dans un fonctionnement en binôme alors rejoignez cette équipe au coeur des enjeux de fonctionnement quotidien de la collectivité.
Compétences requises
- Logiciels bureautiques