Les missions du poste
Avec plus de 180 agences d'emploi spécialisées par domaine d'activité et réparties sur l'ensemble du territoire, le Groupe LIP Intérim et Recrutement propose toute l'année de nombreux postes en CDI, CDD et Intérim. Nos consultants se consacrent exclusivement au recrutement de professionnels du tertiaire, de l'ingénierie, des services, de la santé et du médical.
L'agence LIP OFFICE recherche pour l'un de ses clients, un(e) assistant(e) administratif(ve).
Sur ce poste, vos missions seront les suivantes :
Suivi des appels d'offres :
- Retrait des dossiers de consultations et suivi du planning de réponse,
- Saisie des informations dans l'outil de suivi des offres,
- Montage des candidatures et offres en lien avec les ingénieurs responsables des offres, jusqu'à la mise au point du marché,
- Sollicitation des cotraitants et sous-traitants pour obtenir les pièces nécessaires,
- Participation aux réunions du comité commercial,
- Dépôt des candidatures et offres sur sites dématérialisés,
- Diffusion et classement des réponses émanant des clients,
- Gestion des CV et des fiches de références sur les outils internes.
Missions complémentaires de gestion administrative :
- Traitement de dossiers et du secrétariat (accueil physique ou téléphonique, courrier, classement...), suivi de tableaux de bord,
- Organisation des réunions et rendez-vous,
- Organisation des déplacements en France et à l'international(réservation des billets/hôtels, demandes de visas),
- Commande de fournitures, équipement,
- Assistance logistique en lien avec les services généraux du Groupe.
- Réalisation de frappe, de mise en forme, de numérotation et diffusion des documents usuels (courriers, comptes-rendus, notes, bordereaux, courriers électroniques...) et de documents spécifiques techniques (APS, APD, DCE, rapports...),
- Gestion de la reprographie,
- Réalisation du classement et de l'archivage des documents,
Le poste est basé à Lyon-3e-Arrondissement
Le profil recherché
Issu(e) d'une formation Bac +2, vous présentez une expérience d'au minimum 5 ans sur un poste similaire.
Autonomie, rigueur, capacité d'anticipation, gestion des priorités et du stress, esprit d'équipe sont des qualités essentielles sur ce poste.
La maîtrise du pack office (niveau avancé sur Word & Excel et traitement des illustrations) est attendue, ainsi qu'une bonne aisance sur l'utilisation des logiciels informatiques.
Compétences requises
- Accueil de la clientèle
- Traitement du courrier