Coordinateur Evénementiel H/F - 69

Notre client, une entreprise internationale du secteur Oil & Gas, est implanté sur le site de Solaize, qui regroupe des activités techniques, opérationnelles, de R&D et de support. Dans un contexte exigeant, innovant et en constante évolution, l'entreprise souhaite renforcer son équipe Communication afin d'assurer la coordination d'événements internes et externes à forte visibilité, au service des différentes entités du site.

Le/la Coordinateur·trice Événementiel est responsable de la conception, l'organisation, la logistique et le suivi des événements organisés par le site : séminaires, conférences techniques, visites clients, ateliers internes, team-buildings, salons professionnels, etc.
Il/elle veille à garantir la qualité, la cohérence et la sécurité des événements, en respectant les standards de l'industrie et les exigences internes.

Responsabilités clés

1. Coordination et organisation d'événements

- Définir les besoins en collaboration avec les équipes internes (communication, HSE, technique, RH...).
- Définir les formats, agendas, intervenants et objectifs.
- Gérer la logistique : réservation des espaces, matériel, restauration, transports, hébergements.
- Assurer la coordination des prestataires (agences, traiteurs, supports techniques).
- Piloter les inscriptions, invitations et supports de communication.

2. Gestion opérationnelle et logistique

- Gérer le planning global des événements du site.
- Organiser les aspects techniques : installation, audio/vidéo, sécurité, signalétique.
- Veiller au respect des procédures HSE spécifiques au secteur Oil & Gas.
- Être présent(e) sur site durant les événements pour garantir leur bon déroulement.

3. Communication événementielle

- Rédiger et diffuser les communications internes liées aux événements.
- Créer ou coordonner la création de supports (affiches, présentations, programmes).
- Assurer le reporting post-événement (bilan, satisfaction, recommandations).

4. Gestion budgétaire

- Élaborer et suivre les budgets événementiels.
- Obtenir et analyser des devis, optimiser les coûts.
- Présenter les bilans financiers et opérationnels.