Secrétaire Accueil et Administratif H/F - 69

Dans le cadre du bon fonctionnement des antennes de proximité de la Maison Lyon Pour l'Emploi, l'association ALLIES, recherche un/e secrétaire accueil et administratif. Les Maisons Lyon Pour l'Emploi ont vocation à recevoir des publics en insertion. Les publics accompagnés sont de tous âges, et sont accompagnés par diverses associations, qui résident dans la Maison Lyon Pour l'Emploi, notamment l'association ALLIES et la Mission Locale de Lyon.Ce poste sera sous la responsabilité du responsable d'Antennes, et se situera à la Maison Lyon Pour l'Emploi Mermoz Lyon 8ème.

1/ Contact public

Le service d'accueil proposé permet d'apporter un accueil personnalisé et de qualité aux habitants et notamment aux personnes en recherche d'emploi ou en insertion socio-professionnelle. Le/la secrétaire d'accueil a un rôle de guichet unique pour les usagers et permet de faciliter les démarches emploi/formation des publics de tous âges.
Les missions proposées consistent à accueillir, informer et orienter les usagers vers le bon partenaire et/ou le bon service, dans le cadre des démarches d'accès à l'emploi ou à la formation. Elles se déclinent ainsi :

- Accueil physique et téléphonique du public
- Accueil et renseignement : assurer une médiation entre les usagers et les différents interlocuteurs/services
- Identification et qualification des demandes des publics
- Orientation vers les partenaires compétents ou services adéquats
- Diagnostic de 1er niveau dans les démarches liées à l'emploi, l'insertion, la formation
- Prise de rendez-vous pour des professionnels présents sur l'antenne (Outlook)
- Saisie informatique (Insertis et I-Milo) permettant à la fois de répondre aux informations quantitatives demandées, mais aussi d'améliorer le suivi de la personne
- Gestion de l'affichage sur les espaces d'accueil

Les missions se déclinent au sein d'une équipe d'une 15aine de personnes et nécessite une capacité à travailler en collectif. La personne recrutée sera amenée à réaliser des tâches administratives, à gérer un fonds documentaire et l'affichage d'informations.

2/ Gestion administrative

- Tâches administratives : gestion du serveur de l'antenne : gestion des dossiers, de leur MAJ et de la bonne organisation et archivage de documents.
- Gestion des plannings bureaux et salles de l'antenne : Réalisation des plannings pour les intervenants pour prise d'inscriptions et suivi activité, réservation des salles et bureaux pour partenaires et évènements (simulations d'entretien, Rencontres métiers)
- Gestion du courrier et courriel de la boîte mail de l'antenne
- Logistique et fonctionnement : commandes de fournitures, lien avec les prestataires de l'antenne
- Suivi de l'activité sur l'antenne Mermoz : Mise à jour des tableaux de suivi, mise en oeuvre des Rencontres métiers et Simulations d'Entretien

3/ Qualités requises

Aptitude et qualités :
- Posture de médiation
- Volonté et capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire
- Accueillir tous types de publics avec amabilité et discrétion
- Être patient et à l'écoute des personnes
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
Connaissances et compétences :
- Bonne faculté d'utilisation du pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Bonne faculté d'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, etc.)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles.
Expérience : Connaissances et/ou intérêt appréciés dans les champs de la formation, l'emploi, l'insertion. Niveau Bac souhaité. Débutant/e accepté/e

Lieu de travail : Maison Lyon Pour l'Emploi - 172 Avenue général Frère 69008 Lyon
Contrat : CDD de 4 mois à temps plein (39 heures hebdomadaires) ; renouvellement possible.