Stage Pilotage de la Refonte de l'Arborescence Bureautique d'Une Direction Métropolitaine H/F - 69

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale composée de 9 900 agents, qui réalisent des missions de service public pour le compte de l'agglomération lyonnaise. Elle intervient dans les domaines suivants : propreté de la voie publique, assainissement et distribution de l'eau, aménagement des voiries, action sociale, développement urbain et économique, éducation et culture.

Dans le cadre de l'amélioration de la gestion documentaire au sein d'un service de la délégation solidarités, habitat et éducation (DSHE), le service d'archivage intermédiaire propose un stage afin de piloter un projet de refonte d'une arborescence bureautique.
La direction logistique et moyens généraux met à disposition des services et des agents de la Métropole, les ressources logistiques qui leur sont nécessaires pour l'accomplissement de leurs missions. Elle s'organise via l'activité de ses 5 services dont le service ressources documentaires.

Au sein du service ressources documentaires, l'unité gestion documentaire et archivage assure une mission de conseil, d'accompagnement, de pilotage et de valorisation du patrimoine documentaire métropolitain. Ainsi, elle accompagne la mise oeuvre d'une véritable politique de gestion documentaire au sein de la collectivité.

La DSHE est la délégation la plus importante de la Métropole de Lyon en terme de nombre d'agents (3 500 agents). Elle est découpée en directions, toutes chargées d'une politique sociale propre (ex : l'aide sociale à l'enfance, la protection maternelle et infantile ou encore la direction habitat logement etc.). Ces directions sont elles-mêmes réparties sur le territoire métropolitain au sein des maisons de la Métropole de Lyon.
Depuis 2021, la DSHE a engagé en lien avec les services de la délégation ressources humaines et moyens généraux (DRHMG) et de la direction innovation numérique & systèmes d'information (DINSI) des travaux sur sa politique de gestion documentaire. La direction insertion emploi a également été intégrée aux réflexions sur le dispositif d'archivage.

Ce travail a notamment permis de :
- appréhender l'archivage de façon globale (physique et numérique) pour anticiper et intégrer la dématérialisation des processus à venir,
- structurer des procédures d'archivage simples et applicables par les services de la DSHE,
- résorber le stock d'archives présent sur site parfois depuis plusieurs dizaines d'années,
- structurer une gestion documentaire des archives par flux annuel.

Au-delà des obligations réglementaires, l'archivage des dossiers permet des espaces de travail et de rangement (classothèques) plus adaptés au travail quotidien.Sous la responsabilité d'une archiviste le stagiaire aura pour principales missions :

Piloter le projet de refonte de l'arborescence:
- planifier les tâches,
- coordonner les parties prenantes,
- rédiger des rapports et livrables.

Réaliser un diagnostic de l'arborescence actuelle :
- analyser les techniques existantes (identification des volumes, doublons, formats, redondances à l'aide du logiciel treesize),
- recueillir les besoins et attentes des agents (entretiens, questionnaires),
- évaluer les besoins fonctionnels.

Proposer un plan d'action pour le nettoyage et la refonte de l'arborescence :
- élaborer des scénarios,
- proposer une arborescence cible cohérente avec les missions du service,
- réaliser des préconisation pour le nettoyage et la migration des données.

Anticiper l'archivage électronique :
- apporter une réflexion sur la mise en place de flux documentaires (automatiques ou manuels) vers le système d'archivage électronique (SAE),
- faire des recommandations pour la mise en oeuvre progressive de bonnes pratiques.