Chargé de Gestion Associative et Administrative H/F - 69

Fiche de poste : Chargé-e de gestion associative et administrative
Présentation du poste
Sous la responsabilité de la direction, le/la Chargé-e de gestion associative et administrative assure le bon fonctionnement administratif, logistique et humain de l'association.
Véritable pilier organisationnel, il/elle veille à la fluidité des process internes, à leur amélioration continue et à la coordination efficace entre les différentes équipes.
C'est un poste clé, polyvalent et structurant pour la vie quotidienne de l'association.

Missions principales
1. Gestion administrative et associative
-Suivi et mise à jour des conventions APA (Activité Physique Adaptée)
-Gestion des contrats et abonnements (eau, électricité, téléphonie, internet, assurances, maintenance, etc.)
-Organisation et suivi des documents administratifs (statuts, assemblées générales, conventions partenaires, etc.)
-Mise en place et formalisation de process administratifs pour fluidifier les échanges internes (archivage, validation, suivi des dossiers)
-Veille au respect des obligations légales et réglementaires de l'association

2. Gestion des ressources humaines
-Suivi des congés, absences et plannings des salariés, alternants et stagiaires
-Coordination du management d'équipe sur les aspects administratifs et logistiques
-Suivi des alternants et stagiaires (planning, conventions, intégration, accompagnement)
-Soutien à la direction sur les aspects RH (préparation des contrats, suivi des dossiers, etc.)
-Mise en place de process RH (onboarding, suivi des congés, communication interne, etc.) pour harmoniser le fonctionnement de l'équipe

3. Communication interne et suivi de réunions
-Préparation des ordres du jour et convocations aux réunions internes et externes
-Rédaction et diffusion des comptes rendus de réunions et d'événements
-Envoi de mailings via Brevo (newsletters, invitations, communications internes)
-Mise en place d'un système de suivi des réunions et des actions à mener
-Centralisation et diffusion des documents partagés (drive, cloud, etc.)

4. Gestion financière et comptable
-Suivi des facturations entrantes et sortantes
-Gestion des devis, bons de commande, paiements, relances fournisseurs
-Appui à la comptabilité (logiciel comptable, préparation des pièces pour l'expert-comptable)
-Suivi budgétaire et reporting sous Excel
-Création de process de suivi financier pour améliorer la traçabilité et l'efficacité administrative

5. Gestion informatique et logistique
-Suivi du parc informatique (matériel, licences, maintenance)
-Organisation du poste de travail et de l'environnement bureautique (Word, Excel, Drive, logiciels internes)
-Mise en place de process de gestion informatique et logistique pour une utilisation optimale des ressources
-Veille à la bonne hygiène de vie de l'association : rangement, tri, matériel, convivialité au bureau

Profil recherché
-Formation ou expérience en gestion administrative, comptabilité, gestion d'association ou management
-Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Drive) et du logiciel de mailing Brevo
-Esprit analytique et goût pour la structuration des méthodes de travail
-Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
-Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe
-Esprit d'initiative, adaptabilité, polyvalence (véritable couteau suisse)