Assistant du Service Habitat et Ville Solidaires H/F - 69

En tant qu'assistant(e) de service, vous assurez la prise de rendez-vous et l'accueil téléphonique et physique pour le chef de service et son adjointe, la gestion de leurs agendas électroniques. Vous coordonnez les agendas des chefs d'unités pour les périodes de congés.

Vous appuyez le chef de service et les chefs d'unités pour l'organisation des réunions de niveau direction ou à forte représentation partenariale, y compris en visio-conférence. Vous apportez un appui logistique aux unités pour des missions périodiques: organisation de réunions de suivi de conventions, envoi de courriers en nombre et en recommandés, publication d'arrêtés...

Vous êtes en lien interne avec le secrétariat général commun, le service de gestion de la cité administrative, la Préfecture; et avec les partenaires extérieurs du service (Métropole, EPCI et communes, ANAH, ANRU, bailleurs). Vous tenez à jour le répertoire des partenaires.

Vous assurez les tâches de secrétariat: vous gérez le courrier papier et électronique du service quotidiennement (tenue de la boîte mail de service). À ce titre, vous assurez la gestion des parapheurs du service: vous relisez les courriers à signer par la direction ou la préfecture, pour mise en conformité avec la charte graphique de la DDT et assurez la fluidité du circuit de signature.

Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement au(à la) responsable du bureau administratif. Vous lui apportez un appui sur les questions logistiques. Deux fois par an, vous recensez les besoins en fournitures dont vous assurez la distribution et la gestion au quotidien. En tant que référente de site, vous saisissez le service de la gestion bâtimentaire pour régler les problèmes techniques et de locaux. Vous suivez la documentation du service et les abonnements aux revues. Vous épaulez le(la) responsable de bureau pour l'archivage papier.
Dans le cadre du relogement de la DDT fin 2026, vous participez aux travaux d'archivage, d'évacuation du mobilier et d'optimisation des fournitures et dossiers.

En contact direct avec les agents du service, vous accueillez les nouveaux arrivants, mettez à jour les organigrammes et listes d'agents. Vous organisez les moments conviviaux du service.