Assistant-Gestionnaire Auprès du Service du Spectacle Vivant Site de Lyon H/F - 69

Au sein du pôle Arts et Territoires, le service du spectacle vivant, sur le site de Lyon est composé de 7 agents dont 4 conseillers sectoriels: conseillers danse et arts du cirque, conseiller théâtre et arts de la rue, conseiller musique. Les 7 agents travaillent en lien régulier avec leurs homologues sur le site de Clermont-Ferrand.

L'agent sera chargé des missions suivantes:

1- L'assistance des 4 conseillers et du service:

- assurer l'accueil physique et téléphonique des usages (artistes, compagnies, associations, acteurs culturels) informations, orientations et conseil de premier niveau;

- gérer les boite mail génériques: apporter des réponses et/ou orienter:

- gérer les agendas (prise de rendez-vous, organisation de réunion), les déplacements mission via les logiciels spécifiques de la DRAC: GIR, Outlook et Chorus DT;

- traiter le courrier: réception, transmission, projet de rédaction, mise en forme, enregistrement (entrées et sorties), relecture, mise à la signature et suivi des parapheurs.

2- La gestion administrative du secteur:

Pour le service du spectacle vivant site e Lyon:

a) dossiers de subvention:

- accompagnement les artistes dan le montage de leur dossier de demande de subvention, réception et classement des demandes, évaluation, pré-instruction et suivi des demandes de subventions des compagnies (environ 400 dossiers par an);

- préparation administrative, instruction budgétaire, participation à l'instruction financière des dossiers des compagnies (aide aux projets):

- assurer l'organisation des commissions des aides déconcentrés et autres dispositifs de soutien et des pré-commissions qui en découlent: organisation logistique, préparation des documents, rédaction de compte-rendu etc;

- rédaction des actes administratifs: arrêtés, conventions financières ou administratives, accusés réception, courriers de notification ou de refus etc.

b) suivi administratif:

- rédaction de courriers et comptes rendus, entretien, bilan d'actions;

- classer et archiver les dossiers (physiques et numériques);

- renseigner les bases de données du spectacle vivant rechercher des renseignements, mettre à jour des documents de suivi de l'activité du service.

Au sein du pôle Arts et Territoires, l'agent pourra ponctuellement être mobilisé sur d'autres missions en fonction des besoins.