Secrétaire Administratif·ve H/F - 69

Implantée dans le Vieux-Lyon depuis 1946, la Renaissance du Vieux-Lyon a toujours travaillé à la sauvegarde et à la promotion de ce patrimoine architectural exceptionnel.
Soucieuse de la qualité de vie des habitants, elle s'intéresse à toutes les questions concernant l'habitat, l'urbanisme et le cadre de vie.
Elle propose un ensemble d'activités culturelles à ses adhérents.
Lieu ressource, elle met à disposition du public l'ensemble de ses archives et de sa documentation.Les associations Renaissance du Vieux-Lyon (RVL) - et - Union des Comités d'Intérêt Local (UCIL) recherchent un/e secrétaire administratif/ve.

Poste basé : 50 rue Saint-Jean, Lyon 5e
A pourvoir : dès que possible
Contrat : CDI temps plein - 35 h / semaine
Rémunération : 1900 euros salaire brut sur 13 mois (abonnement transport pris en charge intégralement)

Rattachement hiérarchique : présidence de la RVL et présidence de l'UCIL
Mission : assurer le secrétariat, assister les bénévoles et contribuer à la vie des associations

Activités principales : Tâches courantes de secrétariat / d'assistance
- Saisir et mettre en forme courriers, comptes-rendus, tenue de caisse, etc.
- Saisir des écritures comptables, éditer les paiements par carte bancaire et plate-forme
- Accueillir physiquement et assurer la permanence téléphonique
- Réceptionner et trier le courrier électronique et papier
- Archiver sous format papier et numérique
- Gérer les bases de données des adhérents, des relations publiques, des fournisseurs, etc.
- Tenir l'agenda des réunions internes et externes
- S'assurer que les associations soient représentées pour les réunions externes
- Convoquer les membres, recenser les participants et trouver des salles pour les réunions ou conférences le cas échéant
- Réaliser, mettre en forme et envoyer les revues de presse hebdomadaires
- Assurer le suivi administratif de certains dossiers (ex : subventions)
- Assurer la bonne tenue du local et des stocks
- Vendre les articles stockés
- Tenir la caisse
- Assister les présidences des associations et les bénévoles dans leurs actions
- Assurer un reporting efficace auprès des Président, Vice président, Secrétaire général et trésorier.
- Assurer la relation avec les différents partenaires des associations, mairies, Métropole, services de l'Etat, etc.
- Faire le lien entre les membres des bureaux, les bénévoles actifs, les responsables de commission, etc.
- Préparer et assurer l'aspect logistique des réunions, journées d'études, voyages et conférences, etc.

Prérequis indispensables :
- Maitrise de l 'outil informatique sur PC : Pack Office, Outlook, Internet, réseaux sociaux, notions de webmestre
- Bonne communication écrite : rédaction de tous types de documents courants, maitrise des règles d'orthographe, de grammaire et de typographie
- Bonne communication orale : adapter son langage au type d'interlocuteur
- Sens de l'organisation et de la planification
- Autonomie et capacité à travailler parfois dans l'urgence
- Sens du relationnel et collaboration avec les bénévoles
- Confidentialité

Prérequis souhaitables :
- Connaissance du monde associatif
- Intérêt pour la vie publique, le cadre de vie, et le patrimoine
- Maitrise de l 'outil informatique sur PC : File Maker Pro

Particularité :
L'emploi du temps fixe est de 10h à 12h30 et de 14h à 18h du lundi au vendredi, avec ouverture au public l'après-midi. Cela représente 32h30 par semaine sur 35 : ponctuellement, les heures complémentaires sont effectuées entre 18 et 20h ou 21h lors de réunions liées à la vie des associations selon un agenda connu longtemps à l'avance :
- Réunions de Bureau des associations ou de commission : environ 3 par mois (18-20h)
- Conseils d'administration : environ 8 par an (19-21h)
- Assemblées générales : 2 à 3 par an (en soirée ou un samedi matin)
- Journées européennes du Patrimoine : 1 week-end par an

Pour faire acte de candidature, envoyer par courriel un CV + une lettre de motivation