Gestionnaire Administratif des Réservations et Organisation d'Évènements H/F - 69

MISSION:

Le/La gestionnaire assure la gestion des réservations des salles de l'École Normale Supérieure de Lyon (notamment l'amphithéâtre Mérieux, les salles de réunion et de cours, les amphithéâtres et autres espaces), dans le respect des missions de service public de l'École.

ACTIVITES:

Activités principales

- Gérer les demandes de réservation des salles pour les activités quotidiennes et les manifestations (scientifiques, culturelles, etc.) en vérifiant leur conformité.

- Négocier et participer à l'établissement des contrats et conventions avec les partenaires internes et externes.

- Proposer des solutions adaptées aux besoins des demandeurs, en prenant en compte les spécificités des événements.

- Assurer le suivi logistique, technique et administratif des réservations, notamment :

- Identifier et recense les besoins matériels, techniques, audiovisuels, et de restauration.

- Solliciter les autorisations nécessaires.

- Travailler en lien avec les services de sécurité, restauration, nettoyage, régie et logistique.

- Coordonner les différents acteurs impliqués (organisateurs, prestataires, services internes) pour garantir le bon déroulement des événements.

- Organiser les visites de locaux pour les futurs utilisateurs et accueillir les prestataires externes.

- Communiquer en interne et en externe sur les événements à venir.

- Classer et archiver les dossiers relatifs aux événements organisés.

- Gérer la location à titre onéreux des espaces et en assurer le suivi financier.

- Assurer le suivi des demandes via les outils.

Activités associées

- Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité du service.

- Réaliser une veille sur les pratiques et les innovations dans son domaine d'activité.

- Valoriser les activités de l'École à travers des actions de communication.