Secrétaire Assistant Direction Médicale H/F - 69

Sous la responsabilité de la directrice de dispositif, le/la Secrétaire assistant(e )direction médicale assure, en réponse aux besoins du CMPP et en lien avec les jeunes, les familles, les partenaires, et les professionnels, dans le cadre des dispositions réglementaires relatives à ce dernier :
- la réalisation de tâches administratives, d'accueil, de secrétariat médico-social en lien avec les jeunes accompagnés et sur liste d'attente
- le secrétariat assistanat en soutien de la direction médicale
Les tâches de secrétariat en lien avec les RH, le budget et la comptabilité sont assurées par l'autre secrétaire du CMPP.

Le CMPP Bossuet est constitué d'une équipe pluridisciplinaire composée de la directrice de dispositif, de médecins dont la directrice médicale, de psychologues, neuropsychologues, orthophonistes, psychomotriciennes, éducatrice spécialisée et secrétaires. Le CMPP met en oeuvre les moyens nécessaires pour la prise en charge des troubles neuropsychiques, comportementaux, relationnels, de la communication et des apprentissages et favorise le diagnostic, le soin et la rééducation des enfants et adolescents de 0 à 20 ans.

Les missions:
1-Tâches administratives et d'accueil
- Assurer la gestion de l'accueil téléphonique du service/de l'établissement : réceptionner, évaluer, orienter et transférer les appels
- Accueillir, informer et orienter les visiteurs (jeunes, familles, partenaires, prestataires.) et personnels
- Prendre les rendez-vous avec les familles
- Tenir des agendas électroniques sur Médiateam
- Création des dossiers usagers sur Médiateam : tenir à jour, classer et traiter
- Tenir à jour RESID-ESMS et le statut des enfants
- Gérer les bons de transport des enfants
- Gérer le courrier papier et électronique - Suivre le courrier officiel
- Rédiger des courriers, des comptes-rendus de réunion
- Saisir, mettre en oeuvre, suivre, éditer des documents administratifs ou de gestion
- Gérer les ressources matérielles courantes du service
- Tenue d'un calendrier des échéances des partenaires (MDMPH.) et alerte à la direction
- Participation à la valorisation de l'activité du service via des supports visuels ou numériques (affiches, publications, actualités.)
2-Tâches d'assistanat direction médicale
- Création, tenue et suivi du dossier médical des usagers en lien avec la directrice médicale
- Gestion du planning de la direction médicale
- Assistanat de la direction médicale dans les relations avec les partenaires
- Préparation des réunions cliniques
- Secrétariat médical : courriers, comptes rendus de réunions, classement.
- Traitement statistique des données issues de Médiateam pour les rapports d'activité, tableaux de bord ANAP.

Compétences attendues:
- Adopter un comportement adapté à son positionnement professionnel
- Faire preuve d'écoute, de disponibilité et bienveillance vis-à-vis des interlocuteurs internes et externes physiquement ou téléphoniquement
- Faire preuve de discrétion et de réserve
- Organiser son temps et son travail/gérer son temps, en fonction des échéances et/ou des priorités définies, tant en ce qui concerne ses missions habituelles, que l'ensemble des tâches du secrétariat.
- Identifier des priorités dans les tâches et activités/le caractère prioritaire ou urgent d'une information/d'un appel
- Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs
- Maîtriser les outils informatiques inhérents à la fonction
- Compétences en gestion de contenus pour un site internet institutionnel : mise à jour, publication, veille
- Aisance avec les outils de communication digitale (réseaux sociaux, site internet.)
- Capacité à créer des visuels de communication à l'aide d'outils tels que Canva ou équivalent
- Compétences en gestion de contenus pour un site internet institutionnel : mise à jour, publication,veille