Assistant Fonctionnel·le H/F - 69

VOS MISSIONS

Rattaché au Service Hydraulique et Infrastructures mais opérant de façon transverse pour les trois services suivants :

* 0108 Service Hydraulique et Infrastructures
* 0104 Service Electromécanique
* 0110 Service Génie Civil

Vos missions seront liées à la vie des trois services et à la conduite de leurs procédures administratives et de gestion :

* Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres,.)
* Participation aux offres d'ingénierie : préparation des candidatures et des offres y compris rédaction au besoin d'une partie des méthodologies pour la partie présentation des services, de leur moyens humains et techniques
* Participation à la gestion RH des services : *
Appui des responsables de service dans l'organisation des plans de formations internes et ceux à dispenser
* Travail de recherche en ligne des profils en cours de recrutement, première prise de contacts, organisation des rendez-vous avec les responsables techniques en charge des recrutements
* Accueil des collaborateurs, mise en place/tenue des procédures d'accueil

* Participer à l'amélioration des documents qualité
* Gestion des références au sein des services : *
Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité
* Intégration dans l'outil

* Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature des contrats (établissement des DA, suivi des BRC,.)
* Assurer l'interface avec le service comptabilité
* Assurer l'interface avec le service du personnel
* Appui des responsables de services dans la mise à jour des documents supports de chaque service
* Diffuser les règles de gestion auprès des responsables d'affaires/ingénieurs d'études
* Appuyer les équipes dans le respect des procédures, modèles,...
* Gestion administrative des besoins des services : *
Suivi des contrats de logiciels
* Achats de fournitures
* Gestion des titres de transports

* Gestion administratives des documents et des courriers *
Dépouillement, enregistrement, diffusion
* Préparation et envoi de la correspondance générale
* Classer et archiver les documents et courriers
* Tenue des tableaux de bord de pilotage de la structure,

Le besoin temporaire pourrait être amené à se pérenniser en fonction de l'activité du service.

VOTRE PROFIL

Savoir faire

* Maîtrise indispensable des outils bureautique (Word, Excel,...)
* Présentation des documents, orthographe et syntaxe
* Connaissance des différents intervenants à l'acte de construire
* Connaissances de base du code des marchés publics (non indispensable)
* Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l'organisation du groupe

Savoir être

* Organisation personnelle, autonomie, prise d'initiative
* Capacité de travail en équipe
* Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures
* Discernement
* Sens de l'accueil

Expérience minimum de 2 à 3 ans dans un poste similaire - Une première expérience dans le monde du BTP, de l'architecture ou de l'ingénierie sera un plus.