Secrétaire de Direction H/F - 69

La Direction générale, la Chargée de mission partenariats, et la responsable Communication interne et externe disposent d'un secrétariat mutualisé, composé de 2 secrétaires de direction sous la tutelle de la Secrétaire générale de l'Agence technique de l'information sur l'hospitalisation -ATIH-, dont 1 poste prochainement vacant au 1er janvier 2026.

Le secrétariat de la Direction DATA -Demandes accès traitements analyse- est également assuré par le secrétariat de direction.

Un secrétariat -Intersecrétariat- est commun à l'ensemble des secrétaires de l'ATIH.

Ce binôme assure l'ensemble des activités décrites ci-dessous; une polyvalence est nécessaire afin de garantir une bonne continuité de service.

Secrétariat mutualisé : Intersecrétariat
- Accueil téléphonique : 9h00-12h30 et 13h30-17h30 et gestion du planning des permanences
- Accueil et orientation des visiteurs
- Soutien aux Moyens généraux : accueil prestataires
- Accueil des nouveaux arrivants (préparation bureau, badge...)
- Réception, distribution, archivage, envois courriers
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de la réunion Intersecrétariat
- Rédaction des procédures (standard, courriers...)
- Relais en cas d'absence prolongée d'un secrétariat.

Secrétariat mutualisé : Direction générale, Secrétariat général, Mission partenariats, Communication, DATA Demandes accès traitements analyse
- Gestion des agendas : programmation des réunions internes et externes, planification annuelle des Comités et séminaires
- Participation au CODIR : suivi des agendas, reporting des missions Cour des comptes, IGAS, IGF, Assemblée nationale, Sénat
- Organisation logistique des réunions : invitation, suivi
- Veille et constitution des bases de données : coordonnées Instances, partenaires et contacts de l'agence
- Secrétariat des instances ATIH : Conseil d'Administration (DIR), Conseil scientifique (Chargé de mission Partenariats), Comité d'orientation(SG)
- Organisation accueil physique des instances à Paris 3 x/an
- Organisation des Séminaires du Comité de direction, d'Intersecrétariat, des services SG et DATA, et Journée plénière annuelle ATIH
- Animation des actualités d'agendas de l'espace Intranetde l'agence
- Gestion des agencements des locaux à Lyon et à Paris
- Gestion des fournisseurs, sourcing, benchmarking, synthèse, suivi budgétaire : tri sélectif, archivage/désarchivage, location de salles de réunion, mobiliers, équipements ergonomiques, fournitures de bureau, transporteurs, La Poste, imprimeurs...
- Suivi des entrées et sorties du personnel : diffusion de l'annuaire interne et du plan des locaux
- Publipostage, e-mailings (rapport d'activité, voeux, informations...)
- Création modèles de documents : fiches, comptes-rendus, courriers, mails, documents animés...
- Archivage dématérialisé des documents