Office Manager & Executive Assistant H/F - 69

Vous êtes organisé·e, rigoureux·se et avez le sens du service ?

Vous aimez les environnements dynamiques où vous pouvez à la fois structurer, anticiper et être au coeur du fonctionnement d'une entreprise ambitieuse et en pleine croissance ?

MADE recrute un·e Office Manager & Executive Assistant pour renforcer son équipe interne et accompagner son développement en France et à l'international.

VOTRE ROLE CHEZ MADE

Vous êtes le point d'ancrage de l'équipe. En lien direct avec les fondateurs, vous assurez à la fois un soutien opérationnel de haut niveau (gestion administrative, coordination comptable, logistique) et un fonctionnement fluide de l'environnement de travail.

Missions principales :

Assistanat de direction :
- Suivi des agendas, coordination avec les clients et prise de rendez-vous
- Tri des emails et relances pour les associés
- Préparation de slides, comptes rendus et documents confidentiels
- Suivi administratif de 6 structures (FR, ES, PL) + gestion de la paie

Gestion admin & finance :
- Suivi des notes de frais, clôtures, coordination avec les cabinets comptables
- Facturation (temps passés + milestones clients)
Recouvrement (relai auprès des commerciaux pour les relances)
- Structuration et documentation des process (SOPs, knowledge base)

Office management & logistique :
- Réapprovisionnement des fournitures et gestion des prestataires
- Coordination des bureaux partagés et équipe de ménage
- Organisation des déplacements internationaux
- Onboarding administratif des nouveaux talents

Ce qu'on recherche chez vous
- Une rigueur à toute épreuve, une organisation millimétrée et une réelle curiosité intellectuelle
- Une appétence pour les outils digitaux (calendriers partagés, SaaS, outils internes)
- Une discrétion absolue et un sens du service « 5 étoiles »
- Une première expérience en office management, assistanat de direction ou business ops
- Une maîtrise fluide de l'anglais écrit et oral (l'environnement est international)

Pourquoi MADE ?
- Une startup en hypercroissance, avec une vision claire à 2029
- Des équipes bienveillantes, brillantes et soudées
- Un rôle à fort impact au coeur du développement de l'entreprise
- Un cadre hybride : présence à Lyon 1 à 2 jours / semaine, le reste en télétravail
- Des projets qui challengent et une culture qui valorise l'exigence autant que la simplicité.